对于一次会议而言,高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了。一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。
这个确认工作看似多余,实际上必不可少。这一步工作的作用相当于一个“筛选器”,它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选,从而为高效会议的产生把好第一关。
如果经过确认,确实有必要召开会议,那么下一步就是如何筹划会议了。本文就来谈谈如何筹划好一个高效会议这个话题。
高效会议的会前准备从以下六个方面展开,包括:(1)明确会议目的;(2)确定会议议题及时间分配;(3)选定参加者;(4)选定会议场所;(5)发布会议通知;(6)事先分发会议资料。
1.明确会议目的
通常,会议目的有以下四种类型。
(1)信息传达型。向参会者传递经营管理方面的信息,主要是信息通报,参会者的角色主要是听取和记录,会后传达。
(2)问题解决型。会议主要是解决经营管理中的问题,例如产供销协调会。
(3)制订计划型。会议主要是制订目标计划,通过会议讨论计划的合理性,以及部门之间的衔接配合。
(4)利益调整型。会议主要解决组织调整、权力调整和利益调整等问题。
2.确定会议议题及时间分配
对议题进行分解,确定各项会议议题,并对会议议题是否符合会议目的进行检查。
在会议准备环节,如何设计高质量的会议议题对于会议组织者是个难题,下面我们用一些例子来说明一下,帮助读者朋友们了解会议议题设计的方法。
高质量会议议题的设计有两大原则:一是牢记以终为始,二是学会解决问题。
以终为始就是以会议最终要达成的目标为出发点设计讨论议题,并围绕议题提出会议准备要求,确保会议严格按照会议目的和既定议程进行。这需要会议组织者提前思考清楚会议要达到的目标是什么,现实的困难是什么,可能的解决方案是什么,通盘思考后确定会议主基调。想清楚了这些内容,才能设计出好的问题。
会议的目的想清楚了,会议的基调也确定了,那么会议组织者要考虑的另外一个问题就是会议的作用:解决问题。
要想解决问题,首先要做的就是在会议开始前把问题界定清楚,这是决定会议能否成功的关键所在。作为会议组织者,要花大力气把问题前前后后想透彻,从中提炼出需要讨论的要点,并对每项要点做好自己的准备,以便于引导会议基调,使会议朝高效的方向推进,获得最终需要达成的目标。