OA时代带来的法律风险如何规避

作者 killer_r... 2018-01-16 08:48 2130

内容来自 2018-01-16 打卡话题

　　我们公司最近准备推行无纸化办公，由我们人力部门开始试点，试用一段时间后发现确实能提高工作效率，但是随之而来也有部分疑惑。以前的各项文件都需要相关人员手写签字，各种合同、人事档案、领导签字文件堆积如山。如今虽然可以线上审批，但不知道是否具备法律效力，哪些文件必须有纸质存档。
　　请问各位牛人，HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险？

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我，经历过类似的情况。

现在推行无纸化办公，无纸化办公又叫信息化办公，也叫OA办公，随着互联网的发展，这种云式协同办公方式，越来越多的收到企业的青睐。但随着OA系统的发展，一些法律风险也随之而来，这里教你如何规避OA的风险。
一、关于OA的效率问题
1、OA效率也有可能低下：OA系统便捷性，凡是用过的从业者，都深有体会，哪怕你出差去国外，只要你能上网，哪怕手机上网，每日登陆OA处理一下相关的业务，十分方便，无需等你回来之后再进行相关的工作处理。但是，OA也有其局限性，如果遇到多部门协同作战的时候，就比较麻烦，只要有一个部门进行拖沓，某项工作就转不到下一个流程。一旦某个人忘记或者习惯性的拖延，这个问题会相对比较严重。另外，因为程序比较呆板，容易造成官僚作风。大企业的流程完善，一份合同审批流程走两个月，很正常。
2、纸张方式，在遇到某个环节拖沓的时候，可以“堵门”。比如某个报告申请比较紧急，某个环节没有反馈超过24小时，可以跑一趟，跟对方见面，然后“耍无赖”：你今天不给我个答复，我就不走了。一直可以拿到结果为止。在紧急情况下，某个报告可以一路从头跟到尾，48小时内完全可以完成。
3、综合两者来看，各有利弊。但一般来说，OA的办公适合多驻点、多机构的企业，也适合集团性企业。如果企业小，一个公司才百来个人，OA就要进行评估，如果从成本角度，不一定会节省（OA租用费也不少）另外如果要加强效率，必须要规定环节的时间规定，比如规定必须每天登录OA进行处理事项，处理时间不超过多久，并且要进行评比，记入绩效中。

二、信息化风险分析
在说这个问题之前，我先举个例子：比如说张三，需要请假一天，结果到了休假日，张三休假了。李四作为上级主管，过了几天给予了否（未批假期），结果说他旷工，这是否合理？而在平时的时候，请假虽然延迟批，但总算是批的。那么这次是否合法？我相信很多人都有疑惑。这里就牵扯到几个问题：
1、OA系统合法性问题：OA作为工作的辅助手段，在日常使用中确实起到便捷的作用，但不一定是合法，换句话在劳动部门的相关政府机构中（包括法院），对于该系统的流程采信度，是要打问号的。
2、授权问题：在OA中，一般只有某个人的同意与否，但现实的是标准化字体。在OA开发的时候，尤其是自己公司开发的OA系统，是否存在后门程序：比如某个人没有同意某个电子化单据，但在电子化单据上却显示同意，这个授权是如何进行的？
3、时效性问题：在这个例子中，典型属于时效性的问题。比如平时请假，然后延迟三五天，也是批的，那么在这次中，请假人已经休假了，你才说不批，是否有制度进行规定说明判定？
4、唯一性问题：比如说，平时老王在A电脑进行操作OA，但某个合同出了问题，上面有老王批示同意的字样，老王说没有批。结果查了之后，发现B电脑上登录了老王的账号，签批了该合同，那么，这个签批是否有效？

以上几个问题和风险，是我们日常在用OA中经常遇到的风险疑惑，下面我们进行如何规避：

三、信息化风险规避
1、信息化的备案：如果企业要用信息化作为主要的办公室手段，那么需要去相关的部门进行备案，每个地方的信息化备案机构不一样，你可以去一下你们当地劳动部门进行咨询，相关政府会上门对你们的信息化系统进行评估，评估授权之后，你们的OA系统才算“合法”，今后有相关的纠纷，具有采信的权利。
2、OA系统要授权：我们老的OA系统是没有签字授权书的，而现在公司的OA系统，可以增加信息授权，利用硬件设备，采集个人签字的字体，作为今后统一化的签字模板，在OA中只要点击授权签字，在下一个表单中会有当事人唯一签字。注：前提，需要有授权协议书，并且当事人要同意确认，另外授权协议书最好是能在视频前面，有拍照为证明。
3、制度规定：公司的制度中，需要有一系列的指引或者规则，关于OA系统使用的方法，比如例子中，必须规定请假N天要提前几天，批复规定好批示必须要在多久时间内完成，否则，申请或者批示无效。并且制度要有当事人的签字确认。（解决合法化的问题后，可以电子化签字）这样出问题不至于扯皮。
4、唯一化问题：OA系统需要记录当事人的电脑唯一性，这需要通过电脑MAC地址进行（MAC地址是唯一性地址），如果是通过手机登录，也需要进行手机登记，换了手机登录或者电脑登录，需要有手机短信的验证才能确认其有效性，否则，系统给与锁定。（手机号码和入职登记号码需一致）
5、除了以上之外，还需要本人保管好账号，另外一般系统中会有个超级管理员的大BUG，这个超级管理员可以化身任何人，这是唯一的漏洞，这在任何系统中都不可避免，但只要通过了政府部门的合法性验证，一般超级管理员是没有办法替代某个人员的。

四、关于本次打卡话题的风险应对
1、上面所说的，是从信息化办公的总体角度来规避风险，只是办公方式改了，将实体办公方式改为信息化虚拟化办公，文档签名变成了电子签名而已，其他的都是一样，所以，总体的风险规避，具体到了细节，也就没什么风险了；
2、本次话题中的打卡风险应对，我看了一下，很多大咖都已经写了从入职到离职都已经写了，我就不再啰嗦了。

五、总结：
1、信息化办公是一个不错的管理工具，但任何事项都有两面性，在某些情况下，信息化的效率不一定有纸张档的速度快，但从总体来看，信息化还是优于一般的办公方式。
2、信息化的使用，还是存在比较大的风险，这个风险常见的来源于四个方面，应对方法也是针对这四个进行，当然还有些其他方面，但只要解决身份确认和时效性的问题，差不多就从根源上杜绝了风险。
3、对于一般的企业来说，做好第三个应对措施，一般都能够应付绝大多数来源于OA的风险。

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