绩效信息化共享

      多年前曾组织实施了绩效信息化管理工作，从而使人资管理从事务性工作中抽身，更有精力去思考其他方面应思考的工作。截止到现在实施良好，希望也能给与大家帮助，也为自己的工作进行总结。有不足的地方，也希望其他同行在实施过程中可进行更好的优化和改进。在此献丑了。

一、       绩效信息化实施背景介绍

为了更好的营造公平、公正、公开的管理理念，确保员工各项考核的数据客观真实，并能为后期员工的定级、定薪、晋升等职业发展提供及时准确的参考数据。XX公司决定首先实现基层同类岗位的绩效管理信息化，在确保绩效工作持续改进的同时，为管理层提供一套实用、有效的人员绩效管理工具。目前XX公司绩效信息化已初见成效，希望本次编写的绩效信息化实战经验对兄弟分支机构的人员考核及绩效分析方面有所帮助，共同实现提高绩效工作效率，达到绩效的持续改进。

二、       未实现绩效信息化前存在的问题

为落实目前绩效存在问题，更好的提出绩效信息化需求。XX公司在2011年3月份针对绩效管理工作在手工执行中的难点、问题点进行了详细分析，总结问题主要为以下三方面。

问题一：考核周期长，对员工激励作用不足。

原为季度考核，考核周期较长，激励不足。员工对月度考核呼声较高。

问题二：人员编制不断增加，绩效数据采集核算工作量大。

主要体现在以下几方面：

     1）绩效考核表采用纸质、电子文件同步，如遇修订同步操作容易产生差异或遗漏。

     2）绩效考核表需要归档管理，归档整理时间占用较长。

     3）绩效数据口径如遇到计算错误，需更正时，需逐一人员更正，容易使绩效考核表成为脸谱且重复工作量较大。

     4）绩效分值登记，由于涉及人多表多，很容易发生登记错误现象。

问题三：无法有效的采集绩效分析相关数据，分析效率低，改进缓慢。

主要体现在以下几方面：

      1）绩效考核表采用纸质、电子，各考核人员每人一张表，要查看某类岗位人员绩效目标差异不直观。作为绩效推进者的人资部不容易对绩效目标设定的合理性进行分析。

     2）各项绩效指标数据保存在各人员某行的数据中，对于该员工成长完成情况如需系统分析，需对考核数据进行再次手工汇总，工作量大且容易产生错误。

     3）由于数据汇总难，相对分析就会滞后。因此对于绩效的持续改进进程就会放缓，对问题点把握较为迟缓，不利于公司的绩效改进工作。

三、       绩效信息化实施前期准备

信息化需要一系列的数据准备工作，并根据中间控制点进行有效控制，统一采集绩效数据，生成绩效考核分。完成面对面沟通确认，最后实现系统计算奖金。

绩效考核由人资部牵头，营销部及信息组进行配合。经讨论后确定了各部门相关准备工作及责任如下：

Ø  人资部：负责绩效考核周期、绩效基数、考核计算公式以及考核指标的确定。根据绩效手工流程确定信息化框架并全面协调各组人员按时保质完成进度。

Ø  营销部：负责考核指标中营销数据采集的需求梳理。

Ø  信息组：负责信息化工作的代码阶段，并根据需求提出可行性建议。

为便于下面对绩效信息化流程的理解，先将XX基层员工的绩效考核表模板进行简单介绍。

Ø  区域经理绩效指标分为区域销售目标、个人承担的销售目标、业务技能学习、日常评价。

Ø  客户经理绩效指标分为销售目标、业务技能学习、工作量、日常评价。

Ø  服务工程师绩效指标分为工作量、业务技能学习、日常评价。

四、       绩效信息化中绩效目标制定

1、初始化设置内容

初始化工作由人资部负责，初始工作主要为以下内容：

Ø  人员信息考核状态设置，设置为考核、月度还是季度考核以及转正时间。

Ø  统一设定绩效考核模板。

Ø  设置岗位对应绩效基数。

Ø  设置考核对应系数表。

Ø  设置用于员工日常评价的模板。

2、提取参与考核人员名单

根据人员信息设定情况，系统采用一键式提取参与考核人员的名单。此时系统会根据人员的岗位，自动生成一份考核人员、人员岗位、岗位绩效基数、考核周期、考核绩效模板对应表等相关信息表，为后期办事处绩效考核表本地后自动与办事处绩效表挂钩。

3、绩效模板本地化

办事处可在系统中复制人资部设定的模板，并可修改其销售收入计算的口径，如设置为签单或区域。以方便各办事处根据工作安排不同，设置不同的销售收入。

4、设置相关考核数据

由于考核口径的不同，办事处需要设置区域收入时，对应区域所属人员。以便后期统计收入时按用户所属区域计算销售收入。

5、生成绩效考核表

根据以上提取的考核人员信息、办事处已本地化的绩效考核表，按人员生成每人的绩效考核表。

6、设置绩效目标

生成员工绩效考核表后，可从统一的窗口打开当月考核表中的绩效指标，系统的录入对应的考核目标。方便管理人员对相同指标不同人员设置是否合理性有一个直观的审核。

7、绩效沟通与确认

    考核部门负责人可按人员打开该员工当月的绩效考核表，显示样本同现纸质绩效表。考核部门负责人可通过该窗口与员工沟通绩效，沟通后完成后双方在系统中签收确认目标。

8、绩效目标归档

    人资部根据系统中的签收确认目标情况，对已签收确认的绩效表进行归档，此后相关部门只能查看绩效表，无修改绩效表及绩效目标权限。类似于目前的绩效目标签订后，人资部归档管理。

9、绩效目标公示

   设立单独的绩效查询窗口，对于历史月份的绩效表可统一查看。起到了绩效目标和绩效结果公示效果。

注意点：对于转正员工的设定及时性，确保后期考核的同步；绩效目标的归档及时，保障后期按目标进行考核。

五、       绩效信息化中的绩效结果采集

1、绩效结果数据准备阶段

1）销售数据的采集准备：

销售数据的计算方式一般会根据当年的考核方式确定，因此会在我们提交研发需求时，营销部配合出具相关的销售订单的统计方式，此方式一旦确定，研发人员会在数据库中编写好相关的采集口径，年度内不需要调整，如当年有新产品或退市产品，营销部需再系统中维护对应产品列表即可。

2）CPI数据采集：

设置单独的CPI采集窗口，权限分给相关部门及人员。在发生CPI加扣分项时，记录人可及时登入系统进行登记。人资部日常中检查录入的规范性即可。

3）日常评价及业务考试成绩采集：

考核部门评价小组每月根据员工的日常工作情况，登入系统按评价项目及方法进行主观评价，评价后系统自动汇总。

2、生成绩效考核数据

所有需采集数据准备好后，考核部门负责人只需要点击“采集”按钮，系统自动根据各项采集接口采集原始数据，并根据评分方法生成得分，汇总生成绩效分。

3、沟通绩效结果

考核部门负责人可按人员打开该员工当月的绩效考核表，此时所有的考核数据可呈现出来。考核部门负责人可通过该窗口与员工沟通绩效，沟通完成后双方在系统中签收确认绩效结果。

4、绩效结果归档

人资部根据系统中绩效结果的签收确认情况，对已签收确认的绩效表进行归档，此后相关部门只能查看绩效表，无修改绩效表及绩效目标及绩效结果的权限。类似于目前的绩效结果确认后，人资部归档管理。

5、生成绩效奖金

人资部根据已沟通确认的绩效结果，归档后执行生成绩效奖金操作。此操作为一键式生成，计算公式是在项目需求中确定。人资部可导出绩效奖金表进行奖金发放。

6、公示绩效结果

绩效结果及绩效奖金，所有员工均可以在系统中进行查询，起到了绩效结果公示作用。

注意点：销售数据采集需求的完整性和准确性，后续验证跟踪到位；绩效奖金生成前应先确认绩效结果已归档，确保绩效结果正确性；绩效奖金生成正确性的需及时验证；

六、       绩效信息化成效

1、  工作效率提高，错误率降低。

首先制定绩效考核表时，由原来的每人一张Excel表，需要复制、粘贴多个表，再修改其中的考核人员姓名、下达的目标等。而现在只需要鼠标轻轻点两点即可准确无误，且直观的实现上百员工的绩效目标的制定。

其次，绩效数据采集阶段，由原来的需要每个网点负责人提取销售数据、计算工作量、还要根据评分方法核算得分等，最后核算完毕还需要将每一个原始数据及得分手工登记到纸质绩效表中。而信息化后只需要做好月度日常评价、录入考试成绩。轻轻一点“采集”即可准确生成所有员工的绩效数据及得分。从工作周期及操作简便度上极大的减轻了网点负责人对于绩效数据核算及登记的工作量以及数据的准确性。

再次，绩效目标归档及绩效结果归档管理，都在系统中进行。极大的减少了网点核对提交、人资核对归档的人工时间。

最后，绩效奖金的计算，采用了系统一键式生成，所有数据都是关联正确的，从而减少了绩效分值登记、核算的工作量同时也减少了登记或核算的错误发生，将错误率减少至0。

2、  考核周期缩短了，绩效激励提高了。

由于XX业务复杂，各办事处人员配备量相对较多，因此XX原来一直采用的是季度绩效考核。员工考核奖金不能及时兑现，影响员工的销售积极性。

在考虑季度绩效的工作量及管理周期，同时结合绩效信息化实施难度及实施的可行性后，最后采用绩效信息化，实现了月度绩效考核，月度发放绩效工资。缩短了绩效考核周期，使得一线员工的工作积极性有了很大的提高。

3、  考核数据公开透明，查询更快捷。

之前的考核数据，虽然也在内网用电子文件形式进行公示，但由于各项考核数据都在不同的员工sheet或Excel中，不能直观的查看某类指标的情况。缺少比对的直观性，因此只能是考核数据公开，但对员工激励作用不足。

而信息化的绩效，数据可分别按绩效表显示或是绩效汇总分及奖金显示。查询数据可全面显示查询办事处的所有员工，每项数据都在一起显示，且能导出一张Excel表。更利于数据的比对，因此对于数据高和差都能一目了然。使员工之间建立有利的比较和竞争，同时自我找出与优秀员工的差距，促使员工自我改良，形成一种绩效的良性循环。

4、  为绩效分析提供数据支持。

利用绩效信息化对绩效数据查询便利性，人资部每月都可以进行绩效指标和考核数据的分析，从指标设定到指标的评价方法、完成情况进行详细分析。对于分析后存在问题的，及时进行讨论确定下月的绩效指标调整方案。通过近三次的绩效指标分析和调整，使得目前的绩效指标趋于合理化。

同时XX针对二季度的办事处员工绩效目标分解情况、市县区区域经理、客户经理的绩效完成情况逐项分析，编写了XX二季度绩效分析及奖金收入分析报告，对整个办事处人员绩效优劣以及员工工作效率进行了全面分析。为更好的分析大中小办事处的差异，按三种规模分别抽取了一个办事处，编写了三个办事处的绩效分析报告。有针对性的详细分析了三类办事处内每位员工的绩效及收入情况，为办事处内部工作优化改进提供了参考意见。

5、  工作方式改善，工作重心转移。

人资部由于绩效管理信息化的实施，更有精力从繁杂的事务性性工作中抽身，工作重心转向为公司高层提供绩效分析与绩效优化的改进建议。

办事处由于绩效信息化的实施，减轻了绩效考核数据采集期间的数据计算、核对等工作，同时也使得网点管理人员可通过绩效的客观数据来引导内部员工的如何改进、提高绩效，同时为后期工作安排和调整提供了有力的数据支撑。

七、       绩效信息化后期扩展

     鉴于网点大批量信息采集已完成，对于职能线人员的绩效考虑岗位不同，指标都会有所不同，因此可采用无模板形式，实现简单指标库。可手工设置或Excel指标导入的形式完成。

以上为组织绩效改革过程中的信息化经验共享，本次发表出来，希望也其它公司的绩效信息化有引导的作用。只有将繁琐的事务性工作逐步抽取进行系统化管理，人力资源人员才有精力抽身去做更多应思考的问题改善与促进。