亡羊补牢，犹未晚矣

作者可乐悠 2021-03-18 09:13 1424

内容来自 2021-03-18 打卡话题观看本期直播

我是一家中小企业的HRM，最近部门里负责社保的同事由于粗心大意导致未能及时给两名离职员工做社保公积金减员，使得公司多给员工缴纳了两个月的社保公积金费用，总计支出4000元左右，目前老板还不知道此事。请问我该如何处理此事比较好呢？是私下解决还是上报老板？这种错误能对员工罚款处理么？请各位大咖帮我出出主意。

展开

关联直播

已结束可回放

我，没有经历过类似的情况。

一、立刻止损
首先要做的就是止损，发现问题及时补救。同时，要跟负责社保的同事及时沟通，因为问题出在他/她身上，更多的工作需要她进行善后。关于多缴纳的钱款，可以采取以下手段：
1、尽快联系员工，说明情况，尽可能追回多支出的钱款。对于员工，要动之以情，晓之以理，相信如果没有太大的过节离职的员工，都可以接受并返还钱款。同时，员工离职两个月，期间肯定没有联系过本公司HR告知要退缴社保公积金，说明要么员工没找到合适的工作，要么找到了，基于各种原因不予以缴纳。如果仍想任用此员工，也可以以此作为契机，跟员工进行深入的沟通。
2、如果员工经济困难，不愿返还钱款，那么这个钱款如何补，就是我们需要考虑的问题了。相信不少公司是需要出现问题的人员自己补足这部分的钱款的，那么由谁来补，各自比例多少这个事情还需要好好研究。
不妨重新梳理一下社保缴纳的流程，理清各个环节及对接人员，确定各环节的负责人及关键节点，权衡各负责人所占的权重比例，再进行金额的分摊。同时，如果负责的人员工资本身较少，一次性补偿这么大的金额可能接受不了，可以分摊到几个月中依次扣除，将对人员的影响放到最小。当然，HRM是否也在这个流程里，是否也有监管不力的责任，如果要罚，还是得做到公平公正，不要让员工心生不满。
3、如果公司有政策，金额由公司来承担，那么对于出错人员就不予处罚了么？我认为做错了是需要有相应处罚的，不仅仅是钱款，还有其他处罚形式。首先，对于自己错误的认识与剖析，这个是肯定要有的，员工自己整理事情前因后果，因为什么原因没有及时减员，如何发现了这个问题，发现问题后做了哪些工作，这些工作都取得了哪些成果等等。尽量少一些情感流露，多一些理性分析。
二、需要上报
这件事情涉及到公司财产的损失，故需要上报，但是上报时最好附上上面的止损方案，有了错误不可怕，不需要遮掩，但是自己的责任是需要自己担起来的。同时，制作了麻烦，就得有能力解决麻烦，如果没有能力解决，那更得及时上报，请求指示。
三、痛定思痛
钱补上了，员工也受到处罚了，那就到了我们坐下来痛定思痛的时候了。为什么会产生这样的情况？是流程环节设置不合适？还是人员对接不清晰？还是信息传递有纰漏？既然问题产生了，我们就需要重新去梳理各个节点，找出问题所在，并找到解决办法，亡羊补牢，犹未晚矣。
改完了这个流程就结束了么？不，还得举一反三，将人资各流程重新梳理，有同样问题的就一块都解决了，其他梳理出来的问题也需要厘清解决思路，进行流程优化。甚至推行至公司各个流程节点，以点及面，进行流程的深度优化，解决各种问题及潜在问题。如果真能做到这些，那可能就应了那句：塞翁失马，焉知非福了。

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。