身为HRM的楼主说：两名离职员工，负责的同事未及时办理他们的

作者宋教授 2021-03-24 16:59 4092

内容来自 2021-03-18 打卡话题观看本期直播

我是一家中小企业的HRM，最近部门里负责社保的同事由于粗心大意导致未能及时给两名离职员工做社保公积金减员，使得公司多给员工缴纳了两个月的社保公积金费用，总计支出4000元左右，目前老板还不知道此事。请问我该如何处理此事比较好呢？是私下解决还是上报老板？这种错误能对员工罚款处理么？请各位大咖帮我出出主意。

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我，经历过类似的情况。

身为HRM的楼主说：两名离职员工，负责的同事未及时办理他们的公积金封存手续，两个月带来费用4K左右，目前老板还不知道，该怎么处理比较好。

　　我认为，结合楼主所处情形，这样来处理是比较合理的：

1、楼主先咨询

　　可以向企业所在县/市公积金管理中心咨询，把企业所面临的实际问题说明白，能不能进行退费处理？可以实地前去，也可以电话问询。

　　据我了解，类似楼主公司遇到的问题，公积金中心是可以退费的，大致流程是：需要前去领回两张申请表填写/退缴情况说明均盖公章、当事员工签字同意并盖公章、公积金专管员审核、公积金领导审批、归集科会计办理，同时需要办理员工公积金封存，并且当事员工和办事同事均需持身份证/公司营业执照到公积金中心办理。具体流程和细节还需要与当地公积金管理中心联系。

　　同时，公积金中心工作人员也提供了另外一个解决办法，也就是让员工将这两个月的公积金费用用现金的形式退回公司财务，毕竟这是员工的“不当得利”。

　　楼主咨询或了解到这两个可以解决的办法后，心里稍微有底，就没那么慌了，接下来就是需要动脑筋、想办法、有技巧有艺术的处理。

2、解铃还需系铃人

　　为了警戒员工和今后便于管理，楼主不能越厨代庖，需要将此事的具体处理操作交由负责社保的同事，在交待工作时，可以这样来安排：

1）马上去公积金中心。

　　可以对同事说，这事儿，你有责任，现在先不说责任的问题，而是怎么妥善的处理。据了解，类似我们这样的情况，是可以退费的，具体流程和需要的资料、手续等，要到公积金中心去了解。

　　当然，去公积金中心，不单是了解情况，还应该同时给这两个人办理封存。

2）突破重点。

　　说白了，这钱已经到了员工的公积金个人账上，要拿出来，是需要员工签字同意并且要到现场去的。所以，可以与同事商量对策，大致可以是：

　　先打感情牌，毕竟员工离职时，HR办理各种手续都很快，共事这么久，多一个朋友多一条路，说不定今后可以相互帮忙；再是自己处境，这事儿如果办得不好，公司追究责任，自己不但要受处分、扣工资，还可能丢掉工作；最后是名誉影响，如果不配合退费，公司可以采取到员工新东家HR找说法，或者在同行相关渠道中阐明事实，那对员工声誉的影响就不小的，毕竟钱也不多，还是希望配合的好。

　　只要员工同意退费，不管是到公积金中心办理，还是自己拿现金来公司，都是可以的，当然，后果还是轻松愉快些，毕竟流程、需要的资料都方便多了。

3、拿下员工为主

　　楼主可以要求同事先主攻当事员工，由于是两个人，需要一个一个的单独拿下，不能两个叫到一起来谈，而且必须要限期处理，不能拖久了。

　　由于员工并不知道还有谁也是这样的情况，所以，只要楼主、同事不提及，他们串通的可能性并不大。拿下了其中一人，另一个就有心得体会和处理技巧、办法了。

　　只要全力拿下员工，不管是员工现金退回来，还是到公积金中心去办理，都是相对容易的事儿。

4、事件处理

　　这得分两种情况分别说：

1）退了费。

　　经过楼主和同事努力后，两名员工如数退了费，但这事儿不能因为退费而结束。需要同事、楼主好好反省，分别写情况说明或认识是必须的。

　　同时，为了表示惩戒作用，同事要承担主要责任，楼主要承担管理责任，这可以是HR部门内部处理，办法可以是：同事拿200元、楼主拿100元出到部门活动经费。

　　为更有深刻记忆效果，可以是以公司名义开出处理单子，扣了工资，还留下了证据。当然，可以不用全公司范围内张贴。

2）没退费。

　　努力了，员工也可能不买账而不愿意退费，这也是没有办法的，至少一时半会还难以退费，至于还想采取其他“逼迫”的办法，那就是后话了。

　　为了弥补公司的损失，我认为，楼主需要与同事商量，先共同承担这笔损失再说，比如：各一半。这样，在公司领导和其他部门面前，楼主至少做到了“牺牲个人利益，维护公司利益，不让公司利益受损”。至于今后想办法追回费用，再从公司账上转给楼主和同事，或者追回的费用直接到楼主、同事手上，都是可以的。

　　这样的处理，就需要全公司公告处理了，填了空缺，还要进行行政处分，还需要继续想办法追回损失。

5、主动告诉老板

　　公司不大，即使老板现在不知情，不出两三天，一定有声音传到老板耳朵里，与其这样，还不如楼主主动首先告诉老板。

　　工作疏忽、失误甚至带来一定损失，并不可怕，只要能够及时担责、知错、补错、想办法补救和改善，防止今后出现类似情况，站在老板那里，也是可以理解的。可怕的是出了错，不去改善、补救，而是遮盖或说假话、推责任，那就不可原谅，不但要处理，更要重处，甚至劝离。

　　可以第一时间告诉老板，既要如实陈述，更要积极想办法解决并且正在按办法行动，包括可能出现的结果以及如何处理当事人等，当然，还要请示老板这样处理是否妥当，如果老板有新的要求，就按要求办。

6、保护好下属

　　如果老板建议你重处同事或者想办法辞退，这时，你要想清楚，我认为，皮之不存、毛将焉附？中小企业，上下级特别是一个部门的，不单是上下级关系，更是一种相互共生共存的关系，唇亡齿寒，下属离开，说不定老板安排他信得过的来，时间一到就顶替你，或者干脆不再给你配下属了，你就是光杆司令，专员/主管/经理都是你，这样的工作，你很难干长久。

　　相反，下属有错，自己主动承担管理责任，既保护了下属，又体现了自己的担当，方法得当，多方受益，这是上级应有的胆识、胸襟，这样做，才有愿意跟随你的下属。

7、完善离职流程

　　导致员工离职未及时办理公积金封存，我认为，这与楼主所在公司这方面的管理流程不完善有关，于是，该事件处理后，楼主要及时完善这方面的流程。

　　包括：在离职单上增加一行“员工公积金封存办理”，并且在公司员工离职管理办法中完善规定。这样，就能够较好杜绝今后类似情况再发生。

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