新员工入职流程和注意事项

作者李继超 2021-07-01 16:20 43944

内容来自 2021-07-05 打卡话题观看本期直播

最近做员工访谈，有好几位同事提到公司新员工入职这一块体验不佳，深入了解后总结了以下几个问题：1、新人抱怨需填写的表格太多，特别是员工信息表和面试填写的登记表内容基本一样，感觉很繁琐；2、用人部门抱怨入职流程效率太低，新员工经常需要一个上午的时间才会到部门报到，耽误工作。面对这些问题，我们决定优化员工的入职体验。想问一下各位大咖，咱们都是如何做新员工入职管理的，应该如何优化流程，提升入职体验呢？

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新员工入职流程和注意事项

一、答疑

1、“新人抱怨需填写的表格太多，特别是员工信息表和面试填写的登记表内容基本一样，感觉很繁琐；”

《应聘登记表》和《员工入职登记表》是否可以合并，或只填写一个呢？

不建议这样操作。

（1）、《应聘登记表》是候选人应聘时填写，虽然HR可以对表格填写做出要求，但真的很难保障每位应聘者都是认真完成的。

（2）、候选人应聘时，是处于求职状态。因为尚不确定是否能够达成劳动关系，因此，在填写《应聘登记表》时，很难保障信息的准确性，在面试过程中夸大经历或隐瞒信息的情形，并不少见。

（3）、特殊情况：目前注册公司是一件很容易的事情，很多BOSS名下都有几个、甚至十几个执照。在招聘时，有时会选择用知名度高的执照名称，但实际用工单位却是另一个主体。在面试时，也会有意或无意的应用带有高知名度企业名称或LOGO的《应聘登记表》。

一旦后期产生仲裁事件，在没有《员工入职登记表》、劳动合同等证据下，公司将会产生风险和不必要的麻烦。

之前曾经历过一次类似的案例：

《应聘登记表》用的是某某集团的名称，同时带有集团公司的LOGO。入职时，并没有填写《员工入职登记表》，但签订了劳动合同（子公司主体）。

2个月后，公司以该员工不符合录用条件为由，解除了劳动合同。

之后员工进行了仲裁，其中一个诉讼请求为：

用人单位自用工之日起超过一个月未与本人订立书面劳动合同，请求支付二倍的工资。

员工附带举证各类聊天记录截图、工作群截图、工牌、钉钉考勤截图等。

虽然企业方持有劳动合同（子公司主体），但在原告的“精心”布置下，仍然应对狼狈。

（4）、《应聘登记表》和《员工入职登记表》应用的场景不同，因此，不建议贸然简化这一步骤。通过上述案例，也让我们明白了另外一个经验：人事工作看似“繁琐”，但许多细节同样必要，对千次无功，错一次有过。追求效率的前提，是保障质量。

2、“用人部门抱怨入职流程效率太低，新员工经常需要一个上午的时间才会到部门报到，耽误工作。”

用人部门的抱怨合理吗？一个上午的时间算长吗？

当初刚进入职场做HR时，咱也是出了名的“快刀手”，招聘快、入职快、上岗快。（离职也快，三天内离职的新人也不少）。很多时候都是三板斧搞定，入职表、各类证书、劳动合同。

但随着入行的时间和经历了一些事情之后，速度反而越来越慢了。在担任更高的管理职务后，更是要求各分公司入职新人入职当天归人力资源部管理，必要时，甚至是禁止新人在第一天就进入“工作状态”。

我们一定要了解一点：新员工入职的第一件事是，适应环境。

相比不必要的用工风险和员工流失，相互“适应”的成本更低；

相比直接扔到部门被马上安排“干活儿”，人资的入职引导更有价值。

二、新员工入职流程

1、填写《应聘登记表》；

2、证件查验与存档（包括：身份证、户口本、就失业证、体检报告书、免冠照片、离职证明、毕业证、学历证、技能证书等）；

3、签订劳动合同、保密协议、岗位职责说明书、制度手册等；

4、建立员工档案、领取劳保用品、工服、发放考勤卡、工牌、OA账户等；

5、公司基本情况介绍、参观工作环境、必要领导和同事介绍等；

6、安置工位、部门介绍、确定引导人等；

7、新员工入职基础培训；

8、正式进入用人部门。

三、新员工入职过程中的注意事项

1、认真核对《应聘登记表》和各类证件，查实信息是否一致；

2、仔细检查身份证是否过期。如员工无法提供身份证明，原则上不予办理入职手续。这既是基本要求也是在防范最高风险。

3、劳动合同的主体要与其他档案资料的主体一致，避免不必要的麻烦；

4、领取劳保用品和工服时，不要收取任何费用。若公司一味要求“押金”，则与新员工口述清楚规则；（押金收据就尽量不要开了，可以选择建立记录档案，让员工确认签字）

5、新员工入职基础培训一定要做，可以“水”，但不能没有，内容要包含制度培训；培训后一定要签字。

6、将新员工送入部门后，要实时关注，3-5天最容易产生问题。

四、如何提高新员工入职的效率

1、效率的提升一定是在不改变必要流程的基础之上；

2、专人专事。流程类工作是一项熟练性工作，安排专人负责流程办理，是最有效的工作分配方法；

3、准备充足。提前准备好各类表格、协议。

4、时间管理：在员工填写《应聘登记表》和签订各类文书时，同步完成证件查验和物品准备。

5、类似电子档案、OA账户申请等线上操作，可以在标准流程后实施。

6、提前与新员工确认所带材料文书也是很重要的，避免入职流程的不顺畅。

（本篇完）

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。

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全部评论(37) 我参与的评论

25楼 Barbara02610

新员工的到来，会给企业的发展注入了新的血液，将会大力助力企业的高速发展。新员工是HR和业务部门花费了大量时间、精力和资源甄选出来的这些才华横溢的候选人，所以企业要重视和做好新员工关怀，稳定新员工情绪。新员工入职体验感是一系列的动作且长期的过程，不能操之过急。要做好几个方面：入职前准备-入职当天-入职后培训、答疑、上岗。

2021-07-05 18:24:12 回复赞(1)

24楼 hmltb

希望能快点学习完,然后从事这一行业!

2021-07-05 18:02:22 回复赞(0)

23楼 HR小F

如果一味地提升所谓的入职体验，降低或减少入职手续的办理，后续如果出现因入职手续办理的缺漏导致的矛盾和纠纷该由谁来买单呢？因此从人力资源招聘工作严谨性、必要性、负责性去评价，入职流程手续的办理必须花费一定的时间，但是可以不改变必要流程的基础上进行效率的提升，一方面《应聘登记表》的填写，可以在应聘的时候就可以填写，在办理入职之前，提前准备好各类表格、协议，在员工签订各类表格时同步完成证件查验和物品准备

2021-07-05 18:01:32 回复赞(0)

大卡

@3043：您的评论写得非常好，希望您多多发表自己的观点，如果喜欢老师的教学文章的话，可以给老师点点关注，打个豆子，奖励一下老师哦~~

2021-07-05 18:05:44回复

22楼 sanhui

打卡

2021-07-05 18:01:28 回复赞(0)

21楼 MaTuresolo

打卡

2021-07-05 18:00:58 回复赞(0)

20楼 465612940

干货满满啊!

2021-07-05 17:59:58 回复赞(0)

19楼芹菜mm

谢谢分享

2021-07-05 17:59:00 回复赞(0)

18楼大卡

本篇文章来自李继超老师的分享。李老师拥有多年管理咨询经验，擅长企业运营管理与人力资源管理结合，对于主导企业初创组建、小规模向中型企业转型、中大型企业组织结构改革优化具备独到思维和丰富的经验。目前已有《薪酬技术在高阶人才中的应用——定“薪”》、《10步落地战略绩效工具之平衡计分卡》、《20步搞定宽带薪酬设计实操课》等多套热销课程上线，并参与《薪酬&绩效体系设计与变革-双料全能研修证书班》的制作。

2021-07-05 17:31:22 回复赞(0)