随着人事制度的不断改革，当前人事代理机构逐渐演变成最重要的人才储备库。随着人才流动幅度的不断加快，人事代理业务的日益增多，代理工作难度系数的加剧，在信息时代，如何加强人事档案管理工作是亟待解决的重要问题。
传统人事代理档案管理主要采用收集整理，编号，立卷归档，查阅转档的模式，在信息时代虽然引入了信息化管理模式，但是部分管理人员还在延续传统档案管理模式，加剧了档案管理工作人员工作量。追本溯源，因为缺乏一套实用的电子软件，缺乏先进的档案信息录入技术，还有部分单位虽然引入了电子平板扫描技术，原始档案转化中的效率问题，但是在保密性、准确性方面还有待改进。
经过多年的实践，人事代理制度在企事业单位的得到了较为广泛的运用，缓解了就业压力，优化了档案管理，从表面来看，现阶段我国人事代理制度已经初成雏形，具备了一定的规模。但受多种因素影响，人事代理档案管理中还存在诸多问题，部分企事业单位没及时与代理机构进行对接，思想上存在不信任人事代理机构，导致无法推进人事代理档案信息化建设的步伐。
当前我们正处在信息时代，各级人才服务中心都普及了大数据和互联网的使用，人事档案管理也从过去的纸质保管变成电子存档，并取得了一定的成效。然而受多种因素的掣肘，在人事代理档案信息化管理中还存在诸多问题，档案管理不完整，档案管理信息系统设计有待优化，操作缺乏实用性和灵活性。
在信息时代人才服务中心人事代理档案可以说已经基本上实现了电子化存档，由于信息技术和系统更迭，在信息化管理中还存在一定的漏洞，造成管理人员无法及时获取人事档案信息，及时整理信息。有人自己拿着档案，存放人才交流中心，档案转至生源地，公对公转出转入。档案在个人手中，对于档案信息是否真实、完整埋下风险。
“制度是行为规范的准绳” 。对此，我们要立足于实际，系统梳理，理顺体制，细化措施、着力补短板、强弱项、建机制，完善机制，确保档案管理人员根据规章制度开展相关工作。与此同时，还要加强与软件开发公司的合作，以便研发出针对性强，功能完善的人事档案管理软件，依托先进的信息化管理平台，实现信息共享，推进统计分析、异地查询、在线开具证明等服务，打破传统人档分类的藩篱，促进人事代理成本的减低，从整体上促进社会服务效率的提升。构建企事业单位与人力资源二者间的联系，依托信息技术，推动在线档案投递或是人力资源工序平衡。还可以依托云计算、大数据技术等，做好代理档案资源的统计分析，构建立体化、智能化的人事档案管理制度，夯实人事代理档案信息化建设的基础。
为推进人事代理档案管理信息建设步伐，首先我们要打破墨守成规的思想，认识到想要推进人事代理信息管理就必须要依托现代信息技术。在以往传统人事档案管理中主要依靠手工操作的方式来收集纸质档案和整理归档，这种落后的方式，工作效率低下，信息精准性存在偏差，无法及时查询档案信息，基于此，我们要转变观念依托各种先进技术，基于国家统一信息化标准下，投入人力物力，构建人事档案数据库，并根据信息化建设的规范要求，考虑档号的设置，档案的分类。同时并将人事代理档案信息都有效地纳入到规范标准中，再进一步细化档案门类，进而便于人事代理档案信息的导入传出，或是档案信息的共享和人力资源的流动。
推进档案信息化建设离不开档案数据库技术，在人事代理档案管理中信息技术发挥着至关重要的作用。在传统人事档案管理中，档案管理人员的管理方式即收集来的人事档案资料进行有效分类、排列装档，编号分卷，有需要经常翻阅档案，因此在查阅中容易出现错漏和破损，加之因为代理人或是单位的需求多次传抄、复印，不可避免的对纸质档案造成机械性的损伤，加速原件的褪变和脆化，严重威胁档案信息的安全。对此合理应用档案新技术，可以一次性完善有效将所收集的人事档案信息输入到计算机中，进行多次打印复制，供多家用人单位查询。另外还可以依托先进防火墙技术和等级严格的密级管理制度，保障代理档案的安全。
实现代理档案管理的现代化、数字化，离不开高素质复合型的档案管理人才。基于此，我们要立足于实际，通过“走出去，引进来”的方式，定期加强档案管理人员培训，深化其安全意识，工作责任心，帮助其掌握先进的档案管理方式，在具体的工作中依托管理制度，切实做好自己的本职工作。另外，还要信息技术学习培训，通过培训了解档案信息化的过程，熟悉或是掌握各种新载体的物理性能。为构建高素质人才队伍，还要引入档案管理人才，充实现有人才队伍，助力档案事业的现代化、信息化发展。
由于大数据时代的特点，使人事代理档案管理工作的内涵发生较多的拓展，主要包括以下四个方面：
1、“信息数据量大”：为方便企事业单位选人用人工作的需要，人事代理档案管理部门要充分发挥大数据现代化手段的采集信息量大优势，对被管理服务对象的个人相关数据做到充分搜集，不仅包括基本人事信息，而且包括社会关系、德能勤绩、社会诚信等信息。
2、“涉及范围广”：为方便被管理服务对象的使用，要围绕新形势下的社会保障做好人事代理工作，把劳动力的医保金、失业金、再就业状况、住房公积金、养老金等信息准确无误地包括进来。
3、“服务层次深”：为方便被管理服务对象就业再就业需要，要围绕不同学历、不同年龄段、不同专业、不同层次的人力资源开发进行深层次的服务，包括人事政策法规咨询服务、职业培训信息咨询、就业招应聘信息服务等。
4、“适应变化快”：为方便招聘、应聘人事工作的需要，要发挥信息时代变化快的特点和优势，在广泛采集信息的基础上，尽量完善人力资源档案管理数据库建设，及时跟踪更新和修改变化了的个人档案信息，保证其档案信息的准确性，添加数据库的编辑功能，增加分类统计功能，便于分类集中查询，添加组合查询功能，使人力资源数据库在资源共享中发挥作用。
21世纪是信息化的时代，人事代理制度的档案管理是保管和提供利用人力资源信息的重要职能部门，是最有实用价值的人力资源数据库，要与时俱进地适应大数据时代的新变化，要求人们重新从人事代理档案管理工作的内涵和外延中，加深对信息化建设的意义和作用认识，在收集、保管、利用等方面对人事代理工作做出全方位的调整，利用现代信息化技术，把传统载体档案管理者从繁杂的查找、翻阅、核对、复制、归档等劳动中解放出来，把服务工作放在一起工作的首位，以现代化方式全方位地满足用人、就业工作的需要。以档案信息全面、准确、及时为工作标准，以采用档案信息快速、便捷为效率标准。以全方位、多角度采集信息、大数据分析，生成可视化档案、可分类查询为工作深度标准，为优化人才配置、提升管理质量和更好地提供数据化服务，为党和政府的决策以及企事业单位提供真实可靠的用人依据。
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