一位HR提出这样的问题:
我们是一家做展会的公司,销售需要经常去客户公司拜访或者去展会现场给客户做服务。
最近有位销售,拿了一堆违章单据给财务处理,因这位同事的金额过高,公司直接出了个政策:
公干外出只报销过路费和油费,其他费用一律不予不报销。
在我们部门去宣导新政策时,这位违章的员工觉得我们针对他,情绪非常激动,还鼓动其他同事反对政策。
对于这个事情,我要怎样做才能顺利宣导落地新政策?
最近很多HR伙伴来找我咨询,说所在的公司经营越来越难,老板对HR的要求也越来越高,该怎么办?
这个案例也说明了这一问题,按理这应是财务的报销问题,HR也要制定相关的问题解决机制。
但这个案例比较典型。
相信大多数HR都遇到过案主这样的困惑:
要么制定的制度员工不配合执行,要么员工认为公司新出台的制度只对公司有利,对员工无利。
为什么员工会是这样的想法?
这个案例的关键其实不是新政该如何落地。
而是HR做制定制度的时候需要避免哪些误区。
如果制度本身制定的就有问题,是很难落地的。
往往我们做制度的时候,可能会有这样的两个倾向:
01习惯抓考核,而忘了制度制定的初衷
比如考勤制度,更关注迟到、早退、旷工这些考核规定,想着怎么规定到位好不让员工钻空子。
但往往却忽略了考勤制度的最终目的。
考勤不是为了克扣员工工资或奖金,而是让员工有一个良性的工作状态和过程,以此产生高绩效工作结果。
为了达到这个结果,我们的制度该怎么设计呢?
比如有一家公司就做了积分考勤管理,比如:
当月不迟到/早退加几分
提前多长时间到公司的加几分
从未忘记打卡的加几分
正常走公司考勤流程,从不违反的加几分
自愿加班并走规范流程的加几分
当月全勤的加几分
积分累计到多少,可以兑换哪些福利?积分负数多少,又有哪些惩罚?
虽然也有惩罚,但整体给大家的感觉是正向激励。
还有一家公司通过绑定团队来改变个别员工行为:
设立团队全勤奖,月度达标每人200元。
如果该部门所有员工迟到早退时间累计超过10分钟xN(为部门全体员工数),则该部门员工当月不能领取团队全勤奖。
通过这个方式,让团队一起来监督个人,共同监督达到满勤,达到让部门自管理的作用。
毕竟每月迟到早退的人是很少的,甚至也就那几个人。
如果公司制度是为了那几个人而制定了,不仅失去了意义,导向也错了。
当我们只想着考核或约束员工,来思考这项制度时,这个制度还没设计就已经失败了。
所以,在设计制度之前,先想想:
设计这个制度的初衷是什么,什么样的方式才能更好的解决问题?
02习惯抓细节,而忘了制度设计的大局
如果抓细节,你是应付不过来的,你会发现总是会出现各种各样的问题。
因为员工在变、事情在变,所以很多HR的制度就像在打补丁:
这个月发生了什么不好的事情,加一点新的规定进去,下个月又发生了什么不好的事情,又加一点新的规定进去。
这样的结果,自然会让员工认为你是在针对这些发生的事情来考核和约束他们,他们当然会和你唱反调。
虽然制度是需要更新迭代的,但不能一直形成发生火灾了才想着去救火的这个动作。
这样的动作一方面会把员工放在了我们的对立面。
另一方面也会显得我们HR的工作没有战略价值,没有预见性。
所以,设计一项制度之前,先不要急着去制定,或从网上直接套用一个过来。
还得考虑周全,比如案例的报销制度:
一是这个制度是要解决谁的问题?
是解决所有员工的报销问题?还是销售部门员工的报销问题?
这是制度的主体对象。
二是这个制度是要给这些人解决什么问题?
如果是全员的报销,是不是要分部门的不同报销情况,是不是要不同层级的报销情况?
如果是销售部门的,是不是要对销售的业务情况进行分类?
哪些情况下可以报销,哪些情况下不能报销?报销的标准是什么?
这是制度的常规内容范围的规定。
三是这个制度的一些特殊规定,比如
偶尔加班情况下能不能报销?怎么报销?
突然被领导安排任务的时候能不能报销?怎么报销?
支援其他部门的时候能不能报销?怎么报销?
公司团建的时候能不能报销?怎么报销?
等等...这些可能出现的非常规的情况下又如何规定?
四是从整体关联度考虑
比如这个报销能不能报,需要有哪些关联?
要不要和该员工的部门定位关联?
比如有些费用你会发现有些部门是可以报的,有些部门是报不了的。
需不需要与当期部门收益进行评估?
比如有些费用在该部门达到公司考核要求(比如部门营收或利润考核、或人效考核)时可以报销,没有达到要求时不能报销。
或是该部门如果人效有提升,或成本有下降,是不是报销的额度也可以提升?
也欢迎大家针对这个案例,给出你的思考和处理的经验。
分享的过程,也是思考的过程。
好的分享不给答案,而是拓宽解决问题的思路,提升自己解决问题的能力。