摘要:一、建议规范背景;
二、员工权限规范管理部分;
三、日常工作规范;
四、行政规范专项监察;
五、管理原则;
关于“项目制常驻员工规范管理”的建议(案例)
一、建议规范背景
因公司经营方式,项目部和工程部均有高频、短驻、常驻员工,工作于客户企业或施工现场。盘点公司近两年(2018年、2019年)运营数据和行政日常汇报,发现外派人员在权限使用、日常工作规范、行政规范等方面,存在着诸多问题。
为了规范公司管理、保障客户服务质量、提高员工安全意识,特发布该《建议》(指导)公告。项目部、工程部、各驻点需根据《建议》(指导)制定适宜的管理办法,切实完成外派员工的规范管理。
二、员工权限规范管理部分
1、工期权限:
工期的变更应依据合同约定,并经过充分协商后,上报本部(项目部、工程部),经本部批复后,重新修订工期,并补充《合同》附件;各驻点无权自行决定或与客户直接决定工期变更。
2、采购权限:
项目所需工料、器具的采购,应通过本部统一采买;项目经理有权审批2000元/次以下的采购申请,2000元/次以上的采购需求,需上报本部批复;项目现场备用金每三个月做一次清盘和补充,备用金使用额度超过50%,项目经理或驻场员工需主动提报本部和财务部。
3、行政权限:
(1)、住宿:客户方安排外派人员住宿时,外派人员应遵守客户方的宿舍管理制度;公司统一安排宿舍时,外派人员应遵守公司的宿舍管理制度;允许外派人员自行租房时,外派人员应主动上报租房信息,并遵守租房协议和必要的公司宿舍管理制度。外派人员不能随意更换以确定的住宿方式。
(2)、出行:必要出行并产生费用时,外派人员应按照《外派人员管理制度》,提交报销单至直属领导,并附明出行原因。外派人员不可随意离开驻地。
三、日常工作规范
1、考勤规范:
外派人员应严格遵守客户方的考勤管理制度或公司的考勤管理制度,外派员工的直属领导,对员工的考勤负有监察职责;并按照《考勤管理制度》,每月进行审核。
2、会议管理:
各项目、工程单位,应定期对外派人员进行日常会议管理。各驻点实行周会管理,项目部、工程部实行周会和月会管理。驻点无领导的情形,采取周报+视频会议的方式。项目部、工程部周会方式自行安排,月会采取现场汇报,各项目经理必须到场。
3、检查管理:
项目部、工程部、各驻点负责人,应定期进行在岗状态检查,和不定期抽查。并将检查、抽查结果报至人事部。对于异常在岗状态,人事部按照制度每月进行公告。
4、质量监察:
项目部、工程部、各驻点负责人,应定期通过工作记录、客户访谈对外派人员进行工作质量检查。视各项目实际情况,驻点人数在3人以下的每月至少一次,驻点人数在3-10人的每2个月至少一次,驻点人数在10人以上的按照公司要求,派驻项目经理或项目管理员。
5、效数管理:
项目部、工程部、各驻点负责人,应严格按照公司要求,对所辖部、项、组进行月度考核,项目经理以下员工采取效数考核方式(KPI)。
6、文档管理:
外派人员应严格按照《外派人员管理制度》,标准、规范的完成日常工作文档、记录。并妥善进行保管,按要求移交公司相关部、岗。
四、行政规范专项监察
人事部应定期、不定期对各项目、驻点进行行政检查、监督。
1、定期检查:
人事部应制定《项目、工程外派人员行政巡检计划》,并提前公示各部、驻点。人事部按计划,派专人进行现场巡检。
2、不定期抽查:
人事部应每季度对项目部、工程部常驻点进行2-3次抽查;对高频、短驻项目,至少在项目期内进行1次抽查。
3、专项检查员:
人事部委派的专项检查员,包括:人事部专职人员、其他项目管理员、客户代表。
4、行政规范检查内容:
行政规范检查内容,主要包括:
(1)、衣:是否按照公司要求或客户要求,规范穿戴工服或劳保防护;衣着是否适合、得体。
(2)、食:项目、驻点是否按照公司要求,定额发放或配置餐食、补贴。保障员工餐食配置足额的同时,检查饭菜浪费情况。
(3)、住:是否按照公司要求或客户要求,为员工配置好宿舍,宿舍配置是否与备案一致,是否存在消防隐患等;员工宿舍需按要求定额承租,项目部、工程部、各驻点、外派人员均不允许超额配置人员,不允许收留非项目相关人员,保障员工的住宿环境安全。
(4)、行:通过现场访谈、留住,检查外派人员是否存在出行困难,是否存在违规出行的情况。
(5)、物:检查日常劳保用具是否齐全、办公用具是否齐备,以及现场是否存在乱物摆放的安全隐患等。通过与员工访谈、客户访谈,了解是否存在工作现场物资流失问题。
五、管理原则
各部进行《项目制常驻员工规范管理》时,需把握以下几点原则:
1、安全原则
各项目、工程单位制定的管理制度和实施过程,应以保障员工驻场安全为第一要务。对于必要的安全措施、设施、用具要优先补充,并持续进行安全生产教育。
2、规范原则
规范的操作和日常工作习惯,是高质量工作成果的重要保障。各项目、工程单位制定的管理制度和实施过程,应本着质量为先的理念,重视工作程序。不要怕麻烦、困难,坚定的将项目质量的重要性,传达给员工。
3、效率原则
各项目、工程单位制定的管理制度和实施过程,应重视工作效率,建立良好的管理氛围,去官僚(X)主义、去形式主义。减少不必要的宴请和应酬,减少实质性不强的会议,重视对员工日常工作中的帮扶和疑难处理。
4、经济原则
日常采购流程、备用金管理要规范,倡导廉洁管理,抵制不良交易。秉承公司的节约理念,衣食住行物不浪费,鼓励朴素作风,打击互相攀比。
4楼 琳璇
缺少实操性的内容。
13楼 咪嘟
学习了,谢谢
12楼 xiaoni
感觉老师都没有和题目挂钩直接就把之前的文章放上来了
11楼 张小粉
过于程式化
10楼 广州科方财务
写的不错
9楼 小平长春大海硅藻泥厂
谢谢分享
8楼 天山雪莲123
打卡
7楼 好豆豆
说的都是希望
6楼 GanceGuexReno
谢谢老师分享
5楼 屋里妢
想复杂了
3楼 无尾鱼
打卡
2楼 Msliang82
非常规范
1楼 大卡
李继超老师——
本篇文章来自李继超老师的分享。李老师拥有多年管理咨询经验,擅长企业运营管理与人力资源管理结合,对于主导企业初创组建、小规模向中型企业转型、中大型企业组织结构改革优化具备独到思维和丰富的经验。目前已有《薪酬技术在高阶人才中的应用——定“薪”》、《10步落地战略绩效工具之平衡计分卡》、《20步搞定宽带薪酬设计实操课》等多套热销课程上线。欢迎大家点击老师头像关注!