在动手整理人事档案之前,与部门负责人进行详细的沟通和交流,是非常非常重要的。
磨刀不误砍柴工,只有找准了方向,后续的努力才会有成效。
了解部门负责人需求和期望,可以帮助我们更好地了解这项工作的意义、难点和标准,并确保整理出的档案,符合公司的管理需求。
具体来说,我们可以向HR负责人了解以下信息:
1-前期的档案管理,有哪些问题和痛点?
2-本次的任务,负责人希望达成什么效果?
3-公司需要哪些类型的档案?例如个人信息档案、薪酬档案、考勤档案、奖惩信息等;
4-每种类型的档案都需要包括哪些具体内容?例如个人信息档案需要包括基本信息、教育经历、工作经验、职业变化、各种证书等,如何分类和归档,例如按员工姓名、部门、岗位、入职时间等?
5-档案中的信息,哪些需要保密?如何控制访问权限和保护信息安全?
除了听取负责人的思路和期望,通过沟通,也可以学习负责人过往的经验,看看有哪些可以借鉴,毕竟TA有很多现成的经验和教训,可以提高整理档案的效率和质量。
具体来说,我们可以向部门负责人询问以下问题:
6-在过去的档案整理工作中,遇到过哪些问题或困难?是通用的还是特殊的?
7-那些方法或技巧,在档案整理工作中最为有效?
8-这项工作中,那些错误或失误是需要避免的?
9-为了规避这项工作中的风险,还有哪些建议或意见可以提供?
通过与部门负责人的沟通和了解,可以更好地明确整理档案的目标和标准,并制定出具体的整理方案和步骤。
除了了解负责人的思路、期望和经验之外,也要有自己的独立思考和贡献。
可以带着自己的思路和初步方案,在和部门负责人沟通时进行讨论,以下是一些其他建议,
1-档案的分类和组织方式:询问部门负责人对于档案分类和组织方式的看法和建议,以便制定出更为合理和有效的档案分类和组织方式。
2-档案的完整性和共享性:了解哪些档案需要更新,哪些档案已经过时或无用,以及如何处理这些档案,以确保档案的完整性。了解哪些档案需要共享,以及如何分享这些档案,以确保档案的共享性。
3-档案的存储和备份:询问部门负责人对于档案存储和备份的看法和建议,以便确保档案的安全性和可靠性。
等到上述的问题都沟通清楚之后,我相信,大家的心中也有了一个比较清楚的方案。
接下来,就是努力实施和落地的时刻了:比如,制定项目的整体计划、搜集和完善员工信息,和IT同事讨论方案细节、建立电子档案系统,确保信息的准确度,统一存档规则,建立备份机制,确保数据的安全性等等。
10楼 陈暮城
问领导确实可行,还能让领导看到自己的努力和能力。
锋寒
@陈暮城:多多沟通,把握好方向
9楼 dbqly
打卡
8楼 幸运草王伟华
学习了。
7楼 屋里妢
打卡
6楼 msrwy
老师这个解决思路不错。
锋寒
@msrwy:多多交流
5楼 不爱学习
应该还需要有个管理制度来规范吧。
锋寒
@不爱学习:是的,梳理的过程中,可以逐步形成制度。
4楼 xiaowangqiancheng
先思考再行动。
3楼 漫步风中
感谢分享!
2楼 用户732421025
打卡学习
1楼 大卡
锋寒老师——
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