酒店财务管理工作渗透酒店的各个部门、各个环节，推动着其他各项管理工作的有序开展。财务管理涉及的内容十分广泛，如何做好财务管理成为酒店管理的重点和难点：财务管理知识的缺乏，人员分工不科学，员工职能不规范等都会影响财务管理的质量。
【客户行业】酒店行业
【问题类型】财务管理建议
【客户背景及现状问题】
A酒店的财务部是重要的职能部门和营运保障部门，它独立承担了酒店财务核算与管理工作，是确保酒店财务管理活动正常进行的管理监督部门，也是酒店经济运行状况的晴雨表。目前，该酒店的财务部划分为财务室和物资室，主要承担着酒店预算管理、会计核算和电算化管理、财务管理和审计、成本控制和物资管理等工作，现有财务经理、副经理、财务主管、物资主管、库房领班、会计、出纳、固定资产员、出入库管理员、保管员计10个岗位，18人。其组织结构和人员分布如下图：
自从酒店成立，财务部设置了岗位和职责后，这些年几乎没有调整，随着A酒店的不断发展，财务状况越来越复杂，酒店总经理希望财务部能够发挥更大的作用，通过财务分析，能够掌握酒店的全面情况、发现风险、支持决策，然而现有的财务部职责较为基础、混乱，始终没有达到领导要求。面对目前的财务状况，如何进行系统化、规范化、高效化的管理，让公司的相关业务能在统一、有序的管理系统下运行，促进企业适应市场提出的新要求、新挑战，成为A酒店财务部门的一个重大课题。
【华恒智信问题分析】
作为一家大型酒店，若公司财务管理基础薄弱，财务控制能力不足，对企业的财务人员管理并没有明确的要求，必将对企业经营带来极大的隐患。华恒智信专家团队在全面分析、研究客户管理情况的基础上，认为目前A酒店的财务部门存在如下问题：
1、财务部组织结构层次多，不利于管理，影响员工间的沟通与合作，影响工作效率；
2、财务部工作人员的财务相关知识欠缺，影响了酒店财务工作的运行，主要表现为：
（1） 不同岗位间人员的工作缺乏明晰的分工，目标不明确，影响任务完成质量；
（2） 对目标利润、收入、成本控制等流程问题缺乏严谨的分析，不利于酒店的成本控制，收益增加等；
（3） 办事效率低下，对问题的解决不及时，影响其他部门工作的开展。
3、部分岗位工作职责没有改变和增加，但人员数量却不断增加，致使工作饱和度稀释不足，促使财务部不同岗位的员工间闲忙不均现象的加剧，造成内部员工的不满情绪。
4、物资管理不规范，各部门物资使用情况无记录，物资领取无依据，造成物资的大量浪费，增加了酒店运营的成本。
【华恒智信解决方案】
华恒智信专家团队经过对财务部门所存在的问题进行分析判断，在与其管理人员和员工进行深入广泛的沟通后提出了以下管理改进建议：
1、 开展财务知识培训，加强财务分析能力，提高财务管理技能。
财务部作为一个职能部门，其工作职责决定了其的专业性。财务部工作人员财务知识的缺乏会导致员工不能胜任岗位提出的要求，影响工作效率和部门间的合作。
对财务部的员工进行系统的财务知识的培训，使其明白自己的岗位职责，明确岗位所需的技能，通过对知识的学习提升自己的能力，最终能够有条不紊地处理工作事务，使财务管理工作更加系统化、规范化和高效化。
不仅如此，对财务部员工开展的知识培训的另一大目的是提高员工的财务分析能力，使财务工作人员能够充分发挥其财务职能作用。财务分析主要是指通过分析了解现金流量状况、营运能力，盈利能力，客观评价经营业绩和财务状况,通过比较将可能影响经营成果和财务状况的微观因素和宏观因素、主观因素和客观因素，对其加以区分，划清责任界限，客观评价经营业绩，最终促进经营管理水平更好提高。通过财务分析，领导者可以更好地实施决策，提高管理经济效益。
2、 岗位合并，减少中间环节,形成如下组织架构：
通过对财务部部分工作岗位的合并，组织结构的调整，现在的组织结构更趋于扁平化，有利于不同岗位人员的沟通和交流，管理效率的提高。
不仅如此，由于岗位的合并，取消了某些工作饱和度不够的岗位，促使各岗位间工作量不均问题，为解决员工间忙闲不均的问题贡献了力量。
3、 合并部分岗位，增加并完善岗位职能。
财务部的岗位众多，但是很多岗位间的工作性质类似，且工作饱和度较低，完全有必要将工作性质类似的岗位进行合并，减少员工数量，并对员工进行新技能的培训，增加其岗位职能，使其能够胜任分配的新任务和新工作。通过对岗位的合并，员工的精简，岗位职能的增加和完善，财务部的结构会变得更加清晰，工作会变得更加明确，岗位间的工作沟通也会变得更加有效率。针对岗位合并，华恒智信主要提出了如下的建议：
（1）在之前财务部员工岗位分布中，各有1人从事现金出纳和银行出纳工作，共计2名员工，但这两名员工的工作饱和度均较低，且将出纳工作分成了两部分，不利于员工间工作的开展，故将出纳工作合并，由1名员工担任出纳。
（2）在财务部的物资管理中，固定资产员的工作量较少，可以将其工作纳入物资出入员的工作中，增加人力资源的利用率。
（3）库房保管员较多，造成闲忙不均的现象，可以适当减少库房保管员的数量，增加其工作效率，加大员工的工作饱和度。
4、 科学管理，规范物资管理流程。
为了更加科学地对物资进行管理，华恒智信提出了如下的建议：
1）进一步完善仓库管理规范流程，减少库房管理成本，主要表现为：
（1）物资供应采取合营合作，第三方物流。对宾客用品不采购，用多少，结多少，实现无成本库房。
（2）对各部门领取物资定期盘点检查，1次/周，检查物资使用情况，有无积压和浪费，实现对酒店运营成本的控制。
（3）编制各部门月度消耗汇总分析报表，报所领导，送各部门，实现对物资使用情况的宏观调控，进行成本控制。
（4）对物资进货、使用、库存信息及时发布，做到信息共享，避免信息缺失造成浪费；
2）加强对各部门物资领取、使用的监督工作，减少浪费，主要表现为：
（1）库房制定领取标准，超出金额、标准额度，物资出库须按照招待所规定的权限完备审批手续，未经批准物资不准出库，物资出库必须打《出库单》；
（2）各部门做好物资使用记录台账，每周向库房反馈物资使用情况，提供使用账单；
（3）库房每周收取各单位使用台账进行对账，每一次抽查、监督各部门物资使用情况滞留物资盘库，以及防止物资积压在部门造成浪费；
（4）仓库每月至少两次盘点，必要时，可加大频次，盘点的数据应报所领导、财务部备查，每月月底财务部组织对仓库进行彻底盘点，已备财务结算。
通过对财务部的职责、工作流程、岗位设置方面的梳理，项目组基于扎实的调研，提供了专业建议，在该酒店领导的支持下，迅速开展了改革，取得了明显的成效，工作效率得以提升，并定期提供了专业分析报告，支持了酒店领导的决策，改革得到了一致好评。
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