摘要:公司诸多流程被员工诟病,认为效率低下,特别是与人或财务相关的事项,不管招聘岗位层级高低,报销付款的金额大小一律要总经理签批。说明公司的组织结构和流程出现了问题,需要懂得放权和优化流程!
我相信每个公司都存在着流程优化的问题,如何合理地搭建企业流程,建立高效的审批流,最关键的还是组织结构的梳理和调整,并懂得放权,否则只会增加老板的工作量,增加审批时间,降低工作效率!
组织结构一般分为:职能结构、层次结构、部门结构、职权结构四个方面。
- 职能结构:是指实现组织目标所需的各项业务工作以及比例和关系。层次结构:是指管理层次的构成及管理者所管理的人数(纵向结构)。其考量维度包括管理人员分管职能的相似性、管理幅度、授权范围、决策复杂性、指导与控制的工作量、下属专业分工的相近性。3.部门结构:是指各管理部门的构成(横向结构)。4.职权结构:是指各层次、各部门在权力和责任方面的分工及相互关系。
根据层次结构,我们衍生出来了管理幅度和管理层次两个概念,管理幅度指一个人或组织直接管理的下属人员或机构的数目。管理层次指组织纵向划分的管理层级的数目。管理层次越多,信息沟通就越困难,越容易受干扰。管理层次越少,就会使管理幅度超出合理的限度,领导者不胜负荷。如何搭建流程体系就需要结合企业的管理层次!
对于案例中的问题,结合老师的经验我给出以下建议:
- 调整组织结构,优化管理层次。大事小事都由我们的总经理来审批,总经理之下建议可以增加副总进行分管或者总监岗位进行分管,毕竟不用事事都到总经理,总经理把控战略方向即可,小的事情由分管副总或者总监决定即可。
- 懂得授权和放权。既然设定了部门负责人或者是分管副总,就要懂得授权和放权,让管理者承担其职位该承担的责任,否则事实都是总经理拿主意,总经理无法抽身思考公司未来发展。比如招聘主管以下的岗位,分管副总或者部门负责人审批即可。对于金额5000以下的报销,财务总监和部门负责人同意即可。
- 设定监督管理机制。既然因为不规范吃过亏,才不断增加审核流程,导致流程臃肿。可以设置监督机制,对于审批流,可以定期抽查,并根据实际情况对制度优化,流程是结合制度设定的,毕竟企业的制度不是一成不变的,新的制度的出现肯定是某个特定背景的产物,运行两到三年,就要结合实际修订和完善,设定体系部门,对公司现有制度进行监督管理,并不断优化。
以上是我个人的想法和建议,仅代表个人,希望能对你有所帮助,欢迎关注交流