多方沟通营造健康舒适的办公环境

作者王泽强 2024-05-18 11:19 14073

内容来自 2024-05-20 打卡话题

公司搬迁到的新办公搂，没有阳台，全楼禁烟。老板和高管在自己的办公室关上门吸烟，普通员工经常跑到厕所和楼道吸烟，已经多次被物业发现并警告。
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吸烟导致办公区空气也很糟糕，大部分女性员工敢怒不敢言，我们HR对吸烟员工包括老板都有“善意提醒”，但效果不明显。大家有什么好办法吗？

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摘要：乌烟瘴气的办公区，老板和高管在自己的办公室关上门吸烟起到不好的带头作用，其他员工也纷纷效仿，受害的还是大部分女性员工，HR要做好各方面的沟通工作，从而营造一个健康舒适的办公环境。

办公区本身是属于封闭的区域，只要有人吸烟，必然在短时间内很难消散，对于不吸烟的人来说，必然遭受二手烟的危害。而且，办公区大部分都是女性，因为老板和高管带头在自己的办公室关上门吸烟，所以，其他员工也有样学样，普通员工经常跑到厕所和楼道吸烟。其实，办公区是属于公共场所，是不允许吸烟的，主要还是存在两个问题：一是老板和高管带头吸烟，二是没有设置一个吸烟区。要解决办公区乌烟瘴气，从以下四点做工作就可以了：

一、说服老板和高管带好头。

有一句话叫“射人先射马，擒贼先擒王”，老板和高管带头吸烟，这是解决办公区乌烟瘴气的关键。作为HR，需要从消防安全和员工健康两个角度，去说服老板和高管，并做一个办公去禁烟的方案出来，给老板过目签字。除此之外，还可以把女员工对办公区吸烟有意见，传达给老板和高管，让老板和高管了解员工的心声。当然，物业的警告，也是一个很好的借力，可以把物业的警告函让老板和高管看。当从消防安全、员工健康、员工意见、物业警告函多个角度反映了办公区乌烟瘴气确实存在很大问题，老板和高管自然会提高重视程度，积极配合HR对办公区进行禁烟的工作。

二、与物业沟通设置吸烟区。

办公区禁烟，对于那些有吸烟嗜好的员工来说，少了一个可以吸烟的地方，这是堵的措施。既然有堵的措施，就要有疏通的措施，这就需要跟物业那边沟通设置一个吸烟区。作为HR，需要跟物业方面进行充分沟通，让物业方面解决这个问题。当然，设置吸烟区，需要满足几个条件，比如符合消防要求、有设置明显的标志、与非吸烟区有效隔开、远离人员密集区等，这些是物业方面要考虑的问题。

三、起草办公禁烟制度。

物业多次发现并警告，说明问题的严重性，可以先起草办公禁烟制度，把办公室、楼道列入禁烟区域，对在禁烟区域抽烟发现一次处罚在20或50元之间，给予两次机会，第一次口头警告，第二次进行通报批评，第三次则按制度进行处罚。制度中可以明确各部门负责人要起到带头作用，以身作则配合办公室禁烟工作，有客户、求职者到访相关接待部门做好提醒工作，有举报在禁烟区吸烟的，给予举报人在20或50元之间奖励。企划部门应在禁烟区做禁烟宣传上墙，有醒目的宣传禁烟标志。办公室不放置烟灰缸，办公室所有人员相互监督，设置禁烟巡查机制，禁烟监督员（办公室人员可以兼任）不定期进行巡查，做好巡查记录。办公禁烟制度起草后，给高管和领导过目并签字，经全体职工大会通过，通报给工会，即可执行。

四、做禁烟宣传培训。

HR可以组织禁烟宣传培训，从消防安全和员工健康（二手烟危害）两个角度进行培训。先做好培训课件，结合一些案例，最好有相关视频，然后对办公室人员进行培训。《关于公共场所严禁吸烟的规定》有明确规定，将影剧院、歌舞厅、音乐厅、录像放映厅、游艺厅（室）、会议厅（室）、礼堂、图书馆、档案馆、科技管、博物馆、展览馆、文化馆等室内活动场所、托儿所、幼儿园、中小学的教室、寝室、活动室，其他各类学校的室内教学、活动场所、商店、书店、邮电业、金融业的营业（交易）厅、医疗机构的挂号区、候诊区、诊疗区和病房区、电梯间和公共交通工具内，汽车站、海港客运站的候车（船）厅、售票厅、市人民政府确定其他公共场所等列入公共禁烟区域，对违反本规定，由卫生行政管理部门予以警告，责令限期改正，对逾期不改正的，处以五百元以上三千元以下罚款。HR可以把国家相关禁烟规定，列入本次培训课程里面。

一般来说，很多公共场所都属于禁烟区，国家对公共场所禁烟有着明确的规定。面对乌烟瘴气的办公区，HR应有所作为，改变办公室随意吸烟的状况，从消防安全和员工健康高度，去做好相关工作，乌烟瘴气的办公区才能回归到无烟环境，还大家一个健康舒适的办公环境。

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