书到用时方恨少

作者秉骏哥李志勇更新于：2024-06-19 15:05 14164

内容来自 2024-06-20 打卡话题

最近公司在重新梳理岗位说明书，模版发给各部门，但提交上来的说明书质量参差不齐，很多部门，排版都是乱七八糟的，看了让人烦闷。
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企业业务和岗位职责经常发生变化，岗位说明书还有必要吗？就算有岗位说明书，书上也列举了岗位说明书的种种好处，但又有什么用呢？除了HR，没有人会认真看吧。
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我认为岗位说明书就是形式主义，你是怎么认为的呢？

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摘要：业务或职责变化，岗位说明书理当随之调整，不但可以指导员工履行职责，而且可以让管理人员针对性培训和监督，如果职责不清，或者基本没有书面的，一旦员工与公司发生职责方面的纠纷，单位会非常被动甚至输掉官司。

书到用时方恨少

不要说岗位说明书，就是那些威严无比的法律法规，平时看上去又有多大用处呢，还不是到了“用得上”的时候才想起它们。可是，如果平时不注意，就可能会出一些问题。对岗位说明书的更新/看法等简要表达如下：

1，“有”比“没有”好

一些中小单位，领导不要求，HR也懒得做，根本就没有相对规范一点的岗位说明书，甚至连岗位职责恐怕也不全，或者非常粗糙，对现实工作没有指导作用，许多职责还掌握在用人部门的管理人员口中或手上。

这些单位，一旦员工与公司发生法律纠纷，特别是牵扯到工作职责或内容时，单位就容易处于非常不利的境地，毕竟拿不出任何真凭实据，有时连自己都说不服，又怎么在法律上有效用呢。

当然，有岗位说明书，不但是对老员工工作内容或职责的相对规范，也是对新员工入职时的很好引导，诚然，相对完善的说明书，在这些方面发挥的作用更好，这也需要一个逐渐完善的过程，还要随着单位或部门要求的变化而调整。

2，梳理流程与要求

题主所在公司，还能组织各部门对岗位说明书进行梳理，无疑是非常不错的，说明公司相关领导也比较重视，可惜的是，没有对梳理流程和相关要求落实到位，以至于参差不齐/乱七八糟/让人烦闷，究其原因，HR的责任非常大，请看：

1）仅有模版就行了吗

HR制作的岗位说明书模版，能够包括梳理/更新过程中遇到的各部门所有问题吗，包括用词规范/标点符号/格式/文字大小/字距行距字体等，遇到模糊不清或新职责时如何表达。

等等这些方面，靠一纸模版是远远不够的，有疑问解答渠道吗，有主动问询吗，不可以进行必要的填写要求培训吗。

不要说处理这些文字/说法/表达方面相对不那么简单的事情，就是连非常简单的端茶倒水，如果不交待清楚，把要求弄透，十个人来做这件事，也一定是花样百出的，所以，要做到步调一致/满足要求，在过程控制上，有许多文章和事情要做，并不是交待下去或者提供一个模版，就可以坐收现成果实的。

2）当一个项目来对待

梳理/更新岗位说明书，毕竟涉及各部门，不但要认真对待这件事，还不要影响各部门的正常工作，所以，各部门负责人和公司领导都参加的动员/要求会是必须要进行的，会上，HR既上提供模版，还要接受大家的提问，还要说明更新/梳理的流程期限要求等，遇到问题，找谁解答或处理，如果不按时完成，会对责任人怎么处理，如果达不到要求，又如何返工等，都必须要求清楚，并且得到公司领导的大力支持，否则，这件事就不容易办成功。

3，跟着职责变化

如果业务和职责发生变化，或者部门拆合等，岗位说明书也应当随之变化，而且要做到：

与当事员工和部门负责人事先沟通清楚，岗位说明书将如何变化，力争达成上下一致后再按流程签字认可，并且得到公司领导批准后实施。

如果不需要立即在岗位说明书体现出来，也应当在其岗位职责上用文字体现出来，哪怕是一张临时的纸或会议，用会议纪要或职责内容的形式，通过相关人员签字后生效。

这样，不至于职责已经变化N久了，书面的职责或岗位说明书没有跟上，万一谁的记性不好或者遇到扯皮的时候，就说不清楚了。

4，经常提醒并使用起来

说到岗位说明书，HR无疑是使用最频繁的了。

但是，如果其他部门或员工对此充耳不闻或者漠不关心，也是要出总是的。一是部门或员工对自身职责不甚了解，如果是那些不经常有事情的职责，就容易成为空白而无人过问；二是部门对员工进行培训时，容易漏掉一些职责，或者凭感觉，容易出现重复安排或不安排的情况；三是在法律上，如果员工职责不清楚，公司容易处于被动局面。

所以，岗位说明书的核心内容及职责和工作要求，要制作成岗位职责，员工/管理人员/HR和公司领导签好字，过塑后张贴在员工工位旁边，以随时提醒员工和管理人员，如果更新或调整了，要及时更换，这样做，看起来比较麻烦，其实只要做了第一次，今后就容易“形成习惯”。

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