摘要:本文说明了岗位说明书的重要性及编制过程。通过深入学习和交流岗位四定知识,设计详尽调查问题,确定岗位说明书版式,进行工作分析、问题调查及实地访谈,最终编制出高质量的岗位说明书。采用下发格式并组织集体培训,确保了编写质量与速度。岗位说明书是了解企业、促进部门间交流的重要工具,为招聘和人才管理提供了有力支持。未来,随着组织结构的调整,岗位说明书将持续修订,以适应企业发展需要。
我有三、四年时间都是围绕着岗位四定在做工作,这基本是我那三、四年每一年度的核心关键任务,为此编制对单位几十家,包括职能部门、一线部门及公司编制了138个的岗位说明书。它的艰辛与好处我都深深地体会过,至今仍是我们单位人才招聘的模板。当时,人们对于岗位四定普遍处于初级了解阶段,所以做起来辛苦一些,不像现在,这些工作已经成了锦上添花之事,而不是从零开始。但无论那样,岗位说明书质量越高,对工作的指导作用越大。
一、前期准备阶段
亚伯拉罕·林肯曾说:“给我六个小时来砍一棵树,我会先花四个小时来磨斧头。”这句话强调了准备工作的重要性。在编制岗位说明书的过程中,前期的准备阶段同样至关重要。就像林肯说的,为了更有效地砍倒树(完成任务),需要花费更多时间来磨斧头(做准备)。在这个案例中,“磨斧头”就相当于深入学习岗位四定知识、设计调查问题和确定岗位说明书版式等前期工作,这些充分的准备为后续的编制工作奠定了坚实基础。
- 四定知识的学习与交流:您深入学习了岗位四定的相关知识和理论,并与其他同事进行了广泛的交流和讨论,以确保对岗位四定有全面而准确的理解。
- 调查问题的设计:为了深入了解各个岗位的实际情况,您设计了详尽的调查问题,这些问题涵盖了岗位职责、工作流程、工作标准等多个方面。
- 岗位说明书版式的确定:您根据单位的实际情况和岗位特点,确定了岗位说明书的版式和内容结构,为后续编制工作提供了明确的指导。
二、中期实施阶段
- 工作分析:您对每个岗位进行了深入的工作分析,包括岗位职责、工作关系、工作环境等方面的分析,以确保对岗位有全面而深入的了解。
- 问题调查:通过发放问卷、面对面访谈等方式,您收集了各个岗位上的员工对岗位工作的看法和建议,为后续的岗位优化提供了重要依据。
- 实地访谈与工作观察:您亲自到各个岗位上进行实地访谈和工作观察,与岗位员工进行深入交流,了解他们的工作状态和需求,进一步验证了工作分析的结果。
三、后期总结与编制阶段
- 组织机构优化:在深入了解各个岗位的基础上,您对整个组织机构进行了优化和调整,以确保组织结构的合理性和高效性。
- 岗位说明书的编制:根据工作分析、问题调查和实地访谈的结果,您编制了详细的岗位说明书,明确了各个岗位的职责、权限、工作标准等信息。
四、采用下发格式的可以这样操作
如果是像案主这样采用下放格式的,可以如此操作一般,效果与效率会加倍。
1. 下放岗位说明书格式
首先,明确并统一岗位说明书的格式和内容要求。这包括岗位名称、岗位职责、权限、工作关系、工作标准、任职要求等关键要素。将这一格式作为标准模板,下发给所有需要编写岗位说明书的部门或公司。
2. 组织集体培训
对于初次接触岗位说明书编写的员工,或者对内容要求理解不够深入的员工,组织一次或多次集体培训。培训内容应包括:
- 岗位说明书的重要性与目的
- 岗位说明书各部分的详细解读
- 编写技巧与注意事项
- 常见问题与解决方案
通过集体培训,确保所有编写人员都能准确理解岗位说明书的要求和编写方法。
3. 初步编写与审核
培训后,要求各部门或公司按照统一格式进行岗位说明书的初步编写。完成后,由专门负责审核的部门或人员进行初步审核,检查内容是否完整、准确,是否符合格式要求。
4. 实地调查与个性化指导
对于初步审核中发现问题或未达到要求的岗位说明书,组织编写人员进行实地调查。通过实地观察、与员工交流等方式,深入了解岗位实际情况,找出问题所在。然后,根据调查结果,对编写人员进行个性化的指导和帮助,确保他们能够准确、完整地编写岗位说明书。
5. 修改编写与再次审核
在个性化指导后,要求编写人员根据指导意见进行修改编写。完成后,再次进行审核,确保岗位说明书的质量符合要求。
6. 质量保障与持续改进
在整个过程中,建立质量保障机制,对编写的岗位说明书进行定期检查和评估。同时,根据反馈和实际情况,不断改进和优化岗位说明书的格式和内容要求,以适应单位发展的需要。
通过以上步骤的实施,可以确保岗位说明书的质量与速度都得到保障。同时,也能够提高员工的编写能力和工作效率,为单位的发展提供有力支持。
岗位说明书是了解企业方方面面的一个最好方式,是与各级领导、各部门、各岗位深度认识与交流的好机会,如果有机会,还是要好好做一下岗位说明书,有了标准,未来只需根据组织结构调整与业务调整,进行重新梳理与修订即可。无论是内外部招聘还是人才竞聘都有了工作依据。
“伟大的事业,需要决心,能力,组织和责任感。” ——拿破仑·波拿巴
文章结尾段:
岗位说明书不仅是对当前岗位的详细描述,更是企业未来发展的蓝图。它为我们提供了一个清晰、全面的岗位认知框架,让我们能够更有效地进行人才招聘、选拔和培养。正如拿破仑·波拿巴所言:“伟大的事业,需要决心,能力,组织和责任感。”编制高质量的岗位说明书,正是我们展现对事业的决心,发挥组织能力,承担企业责任的重要一环。让我们继续深化对岗位四定的理解,不断优化岗位说明书,为企业的发展贡献更多力量。
1楼 温情
学习了