论岗位说明书梳理的必要性

作者 Alice王老师 2024-06-16 19:44 20347

内容来自 2024-06-20 打卡话题

最近公司在重新梳理岗位说明书，模版发给各部门，但提交上来的说明书质量参差不齐，很多部门，排版都是乱七八糟的，看了让人烦闷。
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企业业务和岗位职责经常发生变化，岗位说明书还有必要吗？就算有岗位说明书，书上也列举了岗位说明书的种种好处，但又有什么用呢？除了HR，没有人会认真看吧。
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我认为岗位说明书就是形式主义，你是怎么认为的呢？

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摘要：很多人都在说岗位说明书沦为形式主义只停留在纸面上，实际工作中压根没人认真看也没人在乎，除了HR部门。那么事实果真如此么，我觉得不尽然。我认为岗位说明书梳理过程就是我们对公司各部门各岗位工作职责和部门内部分工、工作流程的一次复盘和总结。过程远远比最终的数量结果更需要引起我们重视。

关于岗位说明书重要性在此我就不多赘述了，相信很多书中都有介绍，对于我来说我觉得岗位说明书最直观的作用就是对于员工的选育用留各环节，比如招聘选拔人才时候需要根据岗位说明书来明确人才画像、设置员工绩效标准时候需要参考岗位说明书来提前绩效考核维度和内容、进行人才盘点时候也需要参考岗位说明书来进行人岗匹配分析、进行人才培养时候也需要参考岗位说明书来开展针对性培训活动等等。

有小伙伴说最近公司在重新梳理岗位说明书，模版发给各部门，但提交上来的说明书质量参差不齐，很多部门，排版都是乱七八糟的，看了让人烦闷。企业业务和岗位职责经常发生变化，岗位说明书还有必要吗？他认为岗位说明书就是形式主义。

对于小伙伴这个疑问不知道大家怎么看。以我最近切实体验来说，岗位说明书更新和梳理确实不容忽视。在之前我也认为更新岗位说明书都是形式主义，通常就是HR部门制定出岗位说明书模板让各部门在规定时间提交上来，也确实会发生有统一模板，可大家交上来的岗位职责还是乱七八糟的，写的内容没法看。

而正好这次我们公司今年年初做了一次内部领导分工调整。于是，在新的分管领导上任后第一件事就是在公司大会上提出要让我们HR配合一起梳理下目前管理的各部门所有人的岗位职责和分工。

1、首先，新领导召集各部门开会提出所有人员在三天内将自己目前岗位职责提炼出三句话发给部门负责人。

2、其次，新的分管领导在收到所有人岗位职责后让HR挑选几名绩效不错而不同岗位的员工与HR一起在会议室进行一对一面谈，深入了解他们目前工作职责和遇到问题以及个人的想法或建议。

3、新分管领导在召集部分员工一对一沟通后通知下属三个部门负责人参照我们HR提供的模板起草好各自部门职责说明书一周内提交到HR部门汇总。HR收到各部门负责人提交的部门职责后安排时间通知分管领导和各部门负责人开会沟通。

4、召开第一次各部门负责人参加部门职能优化第一次讨论会，会上先由三位部门负责人逐一梳理目前部门主要工作及其主要的相关对象并用思维导图方式在白板上呈现出来，为后续优化调整提供依据。通过第一次讨论会，分管领导首先给大家明确了梳理职能的目的即提升部门经营能力和团队价值，确保每个部门的工作对公司具有实质性贡献。通过本次讨论，明确了各部门的关键职责和业务上相对统一的归口管理，同时也明确了部门职责分工更新的原则。会后形成会议纪要通知各部门负责人根据第一次讨论会内容在5个工作日内提交更新版的部门职责。

5、如期召开第二次部门职责讨论会通过沟通确认最终部门岗位职责形成定稿后下发给各部门负责人并要求他们在一周内组织完成部门内各岗位职责分工的梳理形成部门组织架构图和岗位说明书，HR协助提供标准模板并对模板填写提供辅导培训，让其明确部门各岗位分工原则和标准同时根据最新部门职责分工对标公司战略目标做好现有部门各岗位工作分析和工作流程、标准体系梳理后形成最新的部门各岗位说明书。

6、HR收集各部门岗位说明书后参照部门职责、工作流程、体系标准等提出修改意见，最终形成初稿后召开各部门岗位说明书沟通会邀请分管领导参加，由各部门人员进行工作述职和各部门负责人对其工作进行点评请示分管领导意见后形成岗位说明书更新定稿输出。

7、HR部门下发更新版组织架构、部门职责和最新版岗位说明书并组织全体人员进行学习宣贯。

以上是我们今年实际操作中进行的岗位说明书操作流程，仅供参考~