作为行政在寻找办公室和安排搬迁事宜时可以采取的步骤:
一、寻找办公室
1.明确需求:与公司领导和各部门沟通,确定新办公室的面积、房间布局、功能区域(如会议室数量和大小)、周边配套设施(如餐饮、交通)等要求。
2.收集信息:通过线上房产平台、中介机构、商业地产网站等渠道,如咚咚租,通过在线上收集符合需求的办公室房源信息。
3.实地考察:对筛选出的房源进行实地查看,评估其实际状况、采光、通风、周边环境等。
4.考虑成本:包括租金、物业费、水电费等各项费用,确保在公司预算范围内。
5.交通便利性:靠近公共交通站点或主要道路,方便员工通勤。
二、安排搬迁事宜
1.制定搬迁计划:确定搬迁的时间节点、流程和具体任务分工。
2.通知员工:提前向员工传达搬迁安排、新办公室地址和相关注意事项。
3.联系搬家公司:选择可靠的搬家公司,协商价格和服务细节,签订合同。
4.整理物品:组织各部门提前整理办公物品,标记清楚。
5.安排IT设备迁移:确保网络、电脑等设备的顺利迁移和重新安装调试。
6.新办公室布置:提前安排清洁、办公家具摆放等工作。
7.准备应急方案:针对可能出现的问题,如物品丢失、损坏等,准备应对措施。
8.搬迁当天协调:在搬迁当天现场协调各方,确保搬迁工作按计划进行。
9.后续跟进:搬迁完成后,及时跟进员工反馈,解决可能出现的问题。
在寻找办公室时,可能会发现一处房源地理位置优越,但租金稍高,这时需要综合考虑公司的长期发展和成本承受能力来做决定。
在搬迁时,可能会遇到某台电脑在搬运过程中出现故障,这时就需要根据应急方案,及时安排技术人员维修或更换设备,以保障工作的正常开展。