新手HR如何应对未曾共事前雇员背调

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      【职场指路：萌姐，您好，我是一位刚刚进入职场不久的HR专员，目前负责一家公司的招聘工作，现在我遇到了一个棘手问题，就是我遇到了背调公司对我们公司某位前同事的背调，现在这位前同事即将入职一家新公司，这家背调公司就是为这家公司提供背调服务的，这位同事我没有共事过，面对这种情况，我该如何回答背调公司的提问呢？请予以指教。】

      【摘要：本文第一部分分享了背调的基本知识及HR配合背调的意义；本文第二部分分享了HR在背调中经常遇到的背调机构的提问以及对方这样设计问题的目的；本文第三部分分享了遇到不好回答的问题HR该如何处理以及回答背调提问中的注意事项。】

一、背调概念及HR配合背调意义：

       背景调查（Background Check）不仅是对企业外部候选人的一种常规审核流程，也是在企业之间对前员工进行信息核实的重要环节，它对于维护职场生态的健康与诚信具有不可或缺的作用。

       1、背景调查概念：

       背景调查，简而言之，是对一个候选人的个人历史、教育背景、工作经历、专业技能以及职业道德等进行核实和评估的过程。它帮助新雇主获取候选人全面的信息，以辅助他们做出更明智的招聘决策。

      2、题主配合背调公司表现专业的意义：

       在人力资源管理中，背景调查（简称背调）是一项至关重要的环节，特别是在员工即将加入新公司之际。当一位前雇员，即曾经在题主公司工作过的员工，计划进入新的工作环境时，新的雇主已经委托专业的背调机构进行详尽的背景调查，以确保该员工符合其公司的期望和要求。在这个过程中，作为前雇主的HR部门，题主的配合显得尤为重要，题主在这个过程中表现专业性的意义在于：
      （1）提升企业信誉：通过专业、透明的背调回复，展现公司严谨的管理风格和对员工负责任的态度，增强外界对企业的信任。

      （2）强化合作：良好的背调互动有助于建立和维护与行业内其他企业的正面关系，促进未来可能的合作与信息共享。

      （3）帮助其他企业风险预防与管理：识别并预警潜在的风险，如夸大工作成绩、隐瞒不良记录等，为其他企业规避可能的法律风险和运营障碍。

       对于这位曾经在题主任职公司工作过的前雇员来说，题主的配合不仅能够帮助新的雇主更好地了解TA的过去和现在，还能够体现题主所在公司对于人力资源管理的专业性和严谨性。

       Tips1：题主应该充分认识到配合背调机构的意义，并积极投入到这个过程中去，题主的配合不仅能够帮助新的雇主更好地了解TA的过去和现在，还能够体现题主所在公司对于人力资源管理的专业性和严谨性。

二、背调机构常见提问与目的

       在进行背景调查时，背调机构通常会向HR提出一系列问题，以了解前雇员在任职期间的表现和情况。以下是一些常见的背调问题以及它们背后的考察目的。

      1. 常见问题梳理

      问题一：请简述该员工在您公司的工作职责和职位？

      考察目的：了解该员工在前公司所承担的工作内容和职责，判断其工作经验与即将加入的新岗位是否匹配。

      问题二：您如何评价该员工的工作表现？

       考察目的：通过HR的评价，了解该员工在前公司的工作能力和绩效水平，以及是否存在不良记录或问题。

        问题三：该员工是否遵守公司的规章制度和职业道德？

       考察目的：评估该员工的职业操守和道德水平，判断其是否具备成为一名优秀员工的潜质。

       问题四：该员工在团队合作中表现如何？

       考察目的：了解该员工在团队中的协作能力和沟通能力，判断其是否具备良好的团队合作精神。

        问题五：该员工是否有过离职或被解雇的经历？如有，请说明原因。

      考察目的：了解该员工离职或被解雇的原因，判断其是否存在不稳定因素或潜在风险。

       2. 提问背后的考察目的

       背调机构提出这些问题的背后，实际上是在考察以下几个方面：

       职业操守：通过询问员工是否遵守规章制度和职业道德，背调机构可以评估其职业素养和道德水平，以确保其不会给新公司带来潜在的风险。

       能力和经验：通过了解该员工在前公司的工作职责和表现，背调机构可以评估其是否具备胜任新岗位所需的能力和经验。

       团队合作：在团队中的表现是评估一个员工综合素质的重要指标之一。通过了解员工在团队中的协作能力和沟通能力，背调机构可以判断其是否具备良好的团队合作精神，以及是否能够适应新公司的团队文化。

       稳定性：员工的稳定性对于企业的长远发展至关重要。通过了解员工是否有过离职或被解雇的经历以及原因，背调机构可以评估其是否具备稳定性，减少因员工流动而给企业带来的损失。

       Tips2：在回答背调机构的问题时，题主要意识到背调机构这样提问的目的，只有这样，题主才能在回答提问的时候做到有的放矢、高效做答，且可以提前有意识地避免敏感信息的泄露。

三、应对背调难题及注意事项：

     在配合背调机构进行前雇员的背景调查过程中，题主可能会遇到一些难题和挑战。以下是一些不好回答问题的处理建议，以及背调回答时需要注意的事项，旨在帮助HR更加有效地应对背调过程。

     1. 不好回答背调问题的处理

   （1）涉及敏感信息的问题

      当背调机构问及涉及敏感信息的问题时，如薪资水平、具体离职原因等，HR需要谨慎处理。在回答时，可以遵循以下几个原则：

       保护隐私：确保不泄露员工的个人隐私信息，尤其是涉及薪资、家庭等敏感话题。

       提供范围信息：对于薪资水平等问题，可以提供大致的薪资范围或行业平均水平，而不必透露具体数字。

       委婉表达：对于离职原因等可能涉及员工个人隐私或公司敏感信息的问题，可以委婉地表达，如“基于双方共同协商的决定”等。

      （2）无法直接回答的问题

        当题主无法直接回答背调机构的问题时，如员工的具体工作表现等，可以采取以下策略：提供间接信息、建议进一步沟通。

     （3）存在争议的问题

       对于存在争议的问题，如员工之间的纠纷、客户投诉等，题主需要更加谨慎地处理：

        核实事实：在回答前，务必核实相关事实，确保信息的准确性。

       提供客观证据：如果可能的话，提供相关的客观证据或文件来支持自己的回答。

       避免主观臆断：在描述问题时，避免使用主观、情绪化的词汇，保持客观、中立的立场。

      （4）没有跟该前员工共事过

        题主在题干中表述没有跟该前员工共事过，那么在回答背调机构关于该前员工的业绩、态度等提问时，可以采取以下策略：

         查阅相关资料：题主 可以查阅公司的内部文档、项目报告、绩效评估等相关资料，以获取该前员工在公司的表现和业绩。这些资料可以作为回答背调机构问题的依据。

        咨询同事或上级：题主可以询问与该前员工共事过的同事或上级，了解他们的评价和看法。这些同事或上级可能会提供更具体、更深入的信息。

        客观描述：在回答背调机构的问题时，题主应客观描述所获取的信息，避免夸大或缩小事实。同时，也要注意措辞和语气，保持礼貌、专业、友好的态度。

       强调团队合作和整体表现：如题主确实无法提供关于该前员工个人的具体信息，可以强调TA在团队合作中的总体表现。例如，可以说：“虽然我没有直接与该员工共事过，但据我了解，TA在团队中一直表现出色，为项目的成功做出了重要贡献。”

        2. 背调回答注意事项

       （1）保持客观公正

       在回答背调机构的问题时，题主需要保持客观公正的态度，不带有个人偏见或情绪。同时，要确保所提供的信息真实、准确、完整，避免夸大或缩小事实。

      （2）注意措辞和语气

        在回答问题时，题主需要注意措辞和语气，保持礼貌、专业、友好的态度。避免使用过于生硬或冷漠的词汇，给背调机构留下良好的印象。

      （3）保护公司和员工隐私

        在回答过程中，题主需要时刻注意保护公司和员工的隐私。避免泄露敏感信息或涉及公司机密的内容。同时，也要尊重员工的个人隐私权，不泄露其个人信息。

      （4）及时更新信息

       由于员工在离职后可能会发生一些变化或更新一些信息（如联系方式、职业发展等），题主需要及时更新相关信息以确保背调机构能够获取到最新、最准确的信息。

       （5）保持沟通畅通

       在背调过程中，题主需要保持与背调机构沟通畅通，及时回应背调机构的问题和需求。

      Tips3：在配合背调机构进行前雇员的背景调查过程中，题主可能会遇到各种难题和挑战。通过遵循以上建议和注意事项，题主可以更加有效地应对背调过程，展现自己的专业素养。