鑫汇科股份：智能制造时代，上千名员工的集团企业的人事管理

1776年3月，瓦特改良的应用型蒸汽机，如同一个宣言，人类由此迈进钢与铁铸就的时代，也由此迈进第一次工业革命。但工业的世界，没有谁安于现状，就能得到发展，也没有谁可以不经历变革，就会取得成功。

从蒸汽时代到电气时代，再到科技时代，技术的变革裹挟着工业不断在前进，直到进入第四次工业革命，工业制造需要用人工智能武装自己。关于智能工厂的想象，有很多词，如灯塔工厂、物联网、通信技术、大数据、算法……

或许有一天，我们的这些愿景统统将会实现，但是从「制造」到「智造」、从劳动力密集工厂到灯塔工厂的转型过程中，也并不是一蹴而就的。一些企业在用实践告诉我们，还有一段路要走，智能制造必将伴随着人事管理智能的发生而发生。

鑫汇科便是这些企业中的其中一位。

智能人事，智能制造的必经之路

深圳市鑫汇科股份有限公司（简称鑫汇科），创立于2003年，是一家从事家用电器智能控制技术研发及产品创新的国家高新技术企业、专精特新小巨人企业。总部位于深圳，旗下有7家控股子公司，主要分布于佛山、深圳。2022年5月在北交所上市，截止2022年12月，鑫汇科集团在册员工近千人。

鑫汇科主营业务为智能控制技术应用产品的研发、生产和销售，以及家用电器领域的半导体元件分销。公司探索并践行了“以搭载公司智能控制方案的芯片产品为基础，向产业链下游延伸”的发展路径，满足客户从方案到智能控制器、小家电整机的一站式采购需求。

随着鑫汇科的不断发展壮大，内部的人力资源管理也遇到不少问题，传统的人力资源管理方法已经跟不上企业发展的步伐。

意识到企业面临的处境，鑫汇科没有就此「躺平」，而是更有节奏地转型，让劳动力成为企业智能制造转型的一部分，用智能人事帮助工厂推进智能制造的进程。

实现精细化人事管理

数字化是智能制造的关键一步，为适应业务发展需求，鑫汇科通过信息化手段来提高组织的运营和管理效率，并将线上业务和信息整合起来，不断提升数字化发展能力。

鑫汇科的人力资源数字化转型正式启动于2019年，鑫汇科选择了2号人事部作为其数字化人力系统项目的合作伙伴，以提供人力资源管理一体化的解决方案和服务。

▲鑫汇科办公区

一、人事档案未电子化，总部对人事信息管理脱节怎么办？

当时，鑫汇科产线员工入离职频繁，办理手续耗时长，效率低。在入职阶段经常出现证件信息不齐全的情况，员工身份信息真实性难以确认。要是没有及时更新查看员工档案信息，导致社保漏缴，合同过期处理不及时等等，很容易引起劳动纠纷，给企业埋下用工风险隐患，造成不必要的损失。

且公司大量的人事档案存放在线下，员工档案手工管理难，员工档案管理有盲点，随着旗下子公司逐年增加，总部对人事信息管理脱节。

▲使用前--入职流程长且慢

启用2号人事部人事模块，实现高效入离职，档案电子化存档

引入2号人事部之后，HR将人证核验设备与2号系统连接，在入职现场采集持证人的证件信息，设备通过专用的身份证指纹应用算法进行“人证合一”指纹验证，确保候选人、入职员工身份真实。人证核验设备可有效帮助HR提升大批量员工面试签到、入职时证件信息收集的效率。

▲人证核验

异常人员校验，对于黑名单人员、证件已过期人员、年龄不符合招工要求的人员，读卡时会特别提示。

▲异常人员校验

新员工在入职阶段，就可以按照HR的引导，2号入职登记表与人证核验设备搭配使用，快速核验本人真实身份，有效提高了入职办理速度，缩短了等待时间。

员工在手机入职小程序，自助上传公司需要存档的档案，上传的档案会直接同步到后台，分门别类，一目了然，查询、更新也非常方便。

▲使用后--入职流程简化效率提高

▲人事模块总览

2号人事部系统，会自动进行档案库的盘点，对工作经历、教育经历、培训经历、甚至每种档案材料都分别有专区管理。

总部能够一键查看分公司员工的信息，在系统后台进行员工档案信息更新，不用再去翻阅纸质资料，实现员工档案的信息化管理，实现了员工信息的高效管理和更好的跨部门协同。

二、传统的纸质审批，费时又费力怎么办？

以前，鑫汇科员工走审批流程，完成填写后，交给相关审批人进行审批，再交到人资部进行审批和保存。特别在复杂业务流中，一份审批文件，发起人需要跑上跑下，心力交瘁……

这种审批模式不仅容易导致文件损坏、丢失，而且整体的审批进度较缓慢，效率低。传统的审批过程难以掌握进度，流程指向不够清晰。

同时，审批人有时因出差、会议不在场，无法及时对单据进行处理，如遇到紧急情况，审批不及时不仅影响业务的推进，甚至会造成经济损失。

启用2号审批功能，员工在手机上就可以发起审批，重要审批还可以直接集团批复

2号系统内置多个审批模版，覆盖人事工作全流程。支持员工在小程序【2号审批】发起请假、调岗等审批。另外，还能对审批内容进行自定义，根据企业规定和实际情况，自由设置相关审批字段。通用审批中，支持上传病假、事假证明等文件。管理者可以在后台发现耗时节点并优化，不断提高审批效率。

有了2号人事部，员工可随时随地发起审批申请。审批进度、通知消息及时传达，实现了审批工作移动化；审批人在微信上就可直接进行审批操作，简单易上手。此外，审批结果可自动同步到人事，HR省心省力。

线上审批流程的使用，使得总部能够更加方便地监控审批流程，实现了更高效、更规范的流程管理。无纸化审批，随时随地，多部门协作，降低运营成本，提高审批效率。

▲审批模板库

▲审批记录全留档

三、使用纸质工资条，管理难度大，信息易泄漏怎么办？

纸质工资条的制作相对更麻烦一些，需要分割工资表，打印、剪裁、发放这三个步骤。在人力、物力、财力等多方面消耗比较大。纸质工资条的发送受时间、地点、天气等影响，无法做到随时随地发送。

另外，纸质工资条看起来只是简单的一张工资条，其背后隐藏着很大的危机，安全性差导致的企业信息泄密，进而造成负面影响；还有的因纸张原因导致明细不完全，让员工有了不好的情绪等问题，增加了管理上的成本。

▲传统纸质工资条

2号电子工资条，一键推送到员工端

2号人事部打通了微信小程序，HR可以一键发送工资条给员工，员工可以在微信上查加班费、津补贴等工资项的明细，还可以看到个人迟到早退、请假、加班费等等考勤数据，清清楚楚，保密性还好。

而且电子工资条是一直有效的，员工可以随时点开查看，不怕弄丢了之后再问我们要重发工资条了。

当HR发放电子工资条时，在“修改工资条设置”页面勾选“签名确认”选项，员工确认工资条时，即可线上签名并确认。以手机短信、电子邮件、微信为载体，操作简单方便，保密性好。

全集团电子工资条的实现，整个集团节约短信成本3000元/年，同时也更好地保障了工资条信息的安全性。

▲电子工资条设置

四、公告制度发布不便，信息同步困难，传递效率低下怎么办？

以前，鑫汇科缺乏统一的信息发布平台，重要信息难以及时上传下达；员工个人信息通道不畅通，公司公告、规章制度、新闻等，查询无门，信息传达滞后。如发布公司公告往往要在群里反复声明，或纸质版打印出来张贴在公告栏内，但依然有很多同事看不到相关公告信息。

公文管理繁琐，集团公文处理量大、流转周期长，主要依靠员工手工处理，环节冗长、审批繁琐、效率低下；各下属机构、各部门之间缺少上传下达的信息共享、沟通交流机制，联系不紧密，上传下达困难。

同时，以往集团工作任务分解不到位，分工不明确，主体责任不明确，推进缓慢；信息反馈链长，未及时反馈处理结果；督办靠纸质文件、电话等，反馈慢，督办不到位。

2号员工自助端，员工接收查看企业公告

鑫汇科启用2号行政管理，所有人事制度相关都是由总部来管控，专门设置了一个【行政管理】功能，把行政管理相关的功能整合到一个模块，这样HR在发布或查看企业制度、公告或新闻动态的时候，直接打开【行政管理】就可以啦，超方便，轻轻松松提高工作效率。

启用2号员工自助服务，HR发布公告之后，公告、制度及企业最新动态直接推送给到员工，员工手机端接收，信息到达率100%，公告阅读数据详情HR也可以实时掌控。

▲行政管理模块

▲公告阅读数据可查

全员共享平台的开放，以及公告信息模块的应用，员工可以更便捷地获取和分享信息，提高了信息的实时性。该系统的使用大大提高了HR们的工作效率，并使他们能够更好地发挥他们的潜力和价值。

鑫汇科 × 2号人事部

携手开启人事管理未来新路径

人是企业生存和发展的最根本要素。因为人是企业得以形成的主体，所以人力资源管理是企业在发展和经营过程中必不可少要面对和解决的问题，企业的发展归根结底是人的发展。

工业4.0时代，很多传统的管理方式被改变了，智能化浪潮下，鑫汇科公司不仅希望工厂运营转型，真正发挥好人的潜能。下一步，鑫汇科公司还计划陆续上线培训管理等HR系统功能模块，向公司员工和管理层提供培训和支持，以节省人力资源部门和用人部门的培训精力和时间。

未来，鑫汇科公司也将继续在员工数字化体验的工作上做投资，不断将新技术嵌入到企业HR实践中，创造更高效的流程，实现人力资源的价值持续增值。2号人事部有幸在鑫汇科人力资源数字化管理的道路上尽了绵薄之力，为鑫汇科深化智能制造奠定基础。

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