工作留痕很有必要

作者 David江维 2024-07-08 11:40 13090

内容来自 2024-07-09 打卡话题

小美从事文职工作，她的领导对工作留痕非常重视，每次开会都需要她做好会议记录，还要签字留痕。不仅仅是开会，在其他所有的工作方面领导都要求留痕。比如口头能说清楚的事情，一定要发邮件。
.
对此，小美非常不理解。难道每个工作都需要这样处处留痕吗？是不是形式主义？其意义究竟在哪里？总要有个度吧，工作“留痕”的边界究竟在哪里？
.
P.S 工作留痕，是指在工作过程中及时、准确地记录相关信息，以文字、图片、实物、电子档案等多种形式留下痕迹，以便有效地回溯、追溯或验证工作过程和结果。这种管理方式对于提高工作的可追溯性、明确责任归属、保护个人权益、提升工作质量和效率等方面都具有重要意义。

展开

摘要：现实中企业经常遇到的问题其实和案例相反—工作留痕太少。以至于，经常出现扯皮的事情之后，翻箱倒柜找不到痕迹，悔之晚矣。笔者认为关于工作留痕，我们可以从工作留痕有何作用，哪些工作要留痕，怎么做工作留痕三个方面来予以论述。

现实中企业经常遇到的问题其实和案例相反—工作留痕太少。以至于，经常出现扯皮的事情之后，翻箱倒柜找不到痕迹，悔之晚矣。

笔者认为关于工作留痕，我们可以从工作留痕有何作用，哪些工作要留痕，怎么做工作留痕三个方面来予以论述。

一、工作留痕的作用

首先，留痕是确保工作的可追溯性。在复杂的工作流程中，留痕可以帮助我们回顾决策过程，记录流程过程中的信息和操作，以及最终的业务结果，以此确保每个环节都有据可查。

其次，留痕有助于明确责任归属。正因为有过程和结果的数据、信息，当出现问题时，可以迅速找到责任人，避免责任推诿。

再次，留痕还能构建正向的工作氛围和环境。有了清晰的工作留痕，员工之间就能恪守自身岗位的工作要求和标准，避免因彼此间口头交流的模糊性而产生误解或冲突，从而形成正向的工作氛围。

最后，留痕有助于提升工作质量和效率。通过事后的复盘、回顾，我们可以发现前序的问题并及时改进。

二、哪些工作需要留痕

首先说，如果条件允许，最理想的状态是所有工作都留痕。因为事无巨细，只要是一个信息、数据，或多或少都有其价值，我们如果全部记录下来，后续都会有用到的可能性。也就是不怕你做多，就怕你没做的道理。

但是，企业的任何工作都是需要花费成本的，站在管理的角度来说，我们需要衡量每一个工作的投入产出比。如果为了万分之一可能出现的情况，而去花费较大成本，那投入产出比就低得惊人，这样的工作安排也是不合理的。比如为了全面的工作留痕，每个部门，尤其是管理者可能都需要配一个专职的秘书或助理，来日常记录管理者的相关工作过程，这样的投入是巨大的，但是产出却不一定是显著的。

那我们就要思考，哪些工作要留痕，或者说利用排除法，哪些工作不需要留痕来倒推哪些要留痕。笔者认为，简单来说，有两种情况是不需要留痕。

第一，价值较低的，或出现不利后果的概率极小的工作可以不留痕。比如，老板或大领导让你帮忙叫了一个午饭的外卖；比如，为了发朋友圈，证明给领导看自己加班辛苦的各种摆拍；又比如，公司定期的卫生大扫除，而且记录每一次哪些人打扫了，哪些人没打扫。食堂每天谁来吃了，谁没有来吃。

第二，已经有线上业务流程系统录入的工作细节，也不需要留痕。比如公司有CRM系统，系统里可以详细记录线索、商机、合同、客户资料、信用评级等，那员工就不需要再额外做一份手工账。

所以，这么一看，以上两种不需要工作留痕的范围其实不大，也就意味着我们绝大部分工作其实是需要做工作留痕的，当然这是在员工的工作时间和饱和度允许的范围内。

三、如何做好工作留痕

1、线上系统的数据、信息要录入完备。

公司无论大小，或多或少都有建设一些业务系统，大到ERP、EHR、IPD、CRM、ISC等，小到用企业微信、钉钉、飞书等轻量化的系统平台等。员工需要做的是在信息录入端口，尽量做到完整、准确，以便后续的业务决策和复盘等。

2、多用邮件交流。

中西方职场行为有一个明显的区别是，西方公司的员工习惯于用邮件交流工作，而且某一工作发起邮件时往往会抄送给对方的上级，甚至是可能涉及的更高级的高管。而且一件事情，很多人都会在邮件里回复自己的意见，最终关于此事的处理痕迹就在邮件里完整的保留下来。未来再追溯细节或者理清责任时，很容易就找到各人的意见等。而国内的职场，尤其是中小企业，民营企业等，很少养成这样的留痕习惯，往往是管理靠吼，交流靠酒，检查靠走。出现问题，再去找当时的痕迹就很困难。

3、利用好即时通讯工具。

随着即时通讯工具的普及，国内职场的最主要的交流方式就是即时通讯工具。但是及时通讯工具往往是碎片化沟通，且有很多非正式、非工作的沟通，不利于规范化留痕。所以，如果员工能够利用好即时通讯工具，在沟通之中注意言简意赅，书面意思传达到位，附件资料等齐备，并且定期完整保留工作群相关聊天记录，就可以很好地完成留痕的任务。

4、线下信息，巧用工具。

不知道大家有没有这样的经历，领导组织开了一个会议，时长2小时，每个参会人都发表了意见。会后作为会议记录员的你要花费三五个小时来整理会议记录，并形成会议既要，但你这边还没做完，下一个会议又要开始了。这时候如果有一个工具能够帮助你，那就太好了。随着技术的发展，这样的工具现在真的有了，比如某些会议记录的APP或者录音笔，已经可以做语音识别并转化为会议文字记录，如果能用好这样的工具，留痕工作做起来就事半功倍了。

总之，在投入产出比允许的情况下，我们绝大部分工作是应该做好留痕的。在留痕时，我们需要运用好相关的工具，才能事半功倍。

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。