《劳动合同法》第四条第一款规定:“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权力、履行劳动义务。”员工手册作为企业内部的“宪法”,如果通过程序制定的规章制度,在不违反国家法律、行政法规政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为确定双方权利义务的依据。
职场说的企业规章制度,其实只是一个大的统称,员工手册作为规章制度的核心,也是管理员工的核心文件,在制度中是独一无二,无法代替的重要存在。
员工手册让员工直观了解公司的企业文化、运作流程,为全体员工提供指引和引导,提高公司管理效率。 基于员工手册约定公司的红线管理,明确员工违反员工手册规定的不利后果,使得员工能够事先了解并且遵守,抑制违法违规的不当行为发生。也是贯彻企业管理和风控的最佳工具。可以减少对权力如何享受,义务如何履行等的理解争议,是发生争议的时候法院审理案件的重要依据之一。合法合规发布的员工手册,可以说是人力资源工作的好搭档,吃饭就着,吃嘛嘛香。
在入职资料诊断的时候我就有评估过,首先,公司没有成立工作,其次,原来发布的员工手册并没有程序做有效发布,不能作为有效的企业规章制度。且制度内容的不完善和不合规,即使有效发布了,也还存在违法法律,法规规定的,之后有不予适用,不利解释,承担行政责任和劳动关系败诉的风险
我跟同事Pearl合计了一下,分了个工,她去做工会的申请,我来做员工手册内容的合规化调整。
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针对员工手册合规化迭代,可以查询现有员工手册内容,或者依照网络上的模板,列出标准大纲。根据公司情况,列出大纲如下:
企业介绍 |企业文化价值观
聘用|入职要求|信息登记|劳动|合同签署|试用期管理|调动|离职|退休|其它用工情况管理规定
工作时间|出勤管理
法定节假日|年休假|病假|婚嫁|产检假|产假|陪产假|哺乳假|丧假|事假|公司福利假|停薪留职
薪酬政策|薪酬结构|调薪|奖金|薪酬保密原则
- 员工福利
- 知识产权和商业秘密保护
- 计算机和网络管理
- 接待管理
- 行政管理
- 防止利益冲突
- 费用报销管理
- 劳动纪律
- 人才发展
- 绩效管理和激励
《员工手册》的内容制定一定是基于合法合理合规的的基础上制定的,需要注意内容是否逻辑严密,量化写作以及流程的可操作性。大纲确定后,进行基础法规的学习和了解,再进行文字处理:
以 假期管理为例:
法规依据:《职工带薪年休假条例》 《企业职工带薪年休假实施办法》 可列出具体的条款;
薪资发放依据:
企业特殊情况研判:
申请流程和执行要求:
权责分工:
法律风险和案例解析:福利的本意是为了增加员工的,给公司管理带来负面效果。
员工手册编撰的过程其实很考验人力资源管理者的文字组织能力和业务能力。设计与应用过程中,需要注意防范漏洞和法律风险:
- 未经程序制定
-直接设计并实际影响劳动者切身利益的规章制度需要经过程序才能成为有效的企业规章制度;
- 未经公示告知
-常见的公式流程有:阅读后签字确认,规章制度培训培训签到,公开公示渠道,且留存公示阅读痕迹。
- 缺乏合理性
-内容过于严苛、过度减损公司利益等明显不合理或险失公平的的情况,是不为法律承认的。
- 内容违法
-规章制度是不能与国家法律及地方政策相抵触的。
- 内容存在矛盾
-内容的一致性,除了规章制度本身的各条款一致性,还需要注意规章制度在劳动合同效力上的关系,若内容存在不一致,劳动者请求优先适用有利解释的,会予以支持。
- 关键内容缺失
-缺乏用印制度、采购流程、报销制度、离职文件交接制度等,导致进行员工管理时没有相对应制度约束的处境。
- 适用范围设定
-基于企业情况,考虑地域问题、不同用工形式的管理等。
- 考虑不必要内容可不体现
-比如薪酬福利奖金等如果在员工手册体现,可依据公司要求进行明确,无歧义,且弹性的兜底条款说明。
为了避免常见的公示漏洞,也避免电子系统留痕的困难和举证的争议。我安排Pearl 往下进行流程处理