流程,可以把个人的经验,沉淀为组织的能力。那,这就够了吗?
为了服装永不断货,小刘制订了一个补货流程:
门店每晚盘点库存,发给总部;
总部连夜从仓库发货,夜发朝至;
第二天早上,门店补齐库存,开门营业。
一开始大家都很积极,但是,几周后,几家门店觉得天天报数好麻烦,于是汇报说:今天数据无变化。然后,越来越多门店2天报一次,3天报一次,甚至1周报一次,补货效率越来越差。小刘很苦恼。怎么办?
要解决这个“怎么办”的问题,我们首先要理解它的本质。
一条大河,奔流入海。你对河流说,我们制定个流程:遇到村庄时,请绕道。河流说“好”,可真到村庄前,河流根本刹不住。怎么办?你应该在村庄边上建起堤坝,帮助河流转弯。“遇到村庄时,请绕道”,是“流程”;这个堤坝就是“工具”。
概念:流程工具化
名创优品在成立4年内,开了2000家门店,营收做到了100亿。这当然有很多原因。其中之一,就是我们之前讲的“直管模式”:我做掌柜负责管理,你做老板出钱就好。但是,怎样才能让2000位“出钱就好”的老板放心呢?
名创优品设计了一个“流程”:每晚统计门店营收,然后按分配比率,给“出钱就好”的老板们直接打钱!这让很多老板充满了信任感,和满足感。非常有效。
但是,每晚给2000家门店直接打钱,这风险也太大了吧?算错了怎么办?打错账户怎么办?
名创优品决定,实施“流程工具化”。他们开发了一套门店管理工具,自动计算每天门店收入多少,该打给投资人多少。同时,这套工具会根据当天的销售,自动计算库存情况,自动调配卡车补货,极大提升了流程的执行效果。
这就是“流程工具化”。靠人来执行,靠奖惩来控制的流程,有天然的不可靠性。流程工具化,就是通过各种外在手段,让流程得以按计划执行,确保得到可预计的结果。
运用:
我建议你从4个工具开始:
1、 销售工具。
销售,依靠个人经验,更依靠组织流程。但是,销售员工不执行流程怎么办?
用工具。你可以用微软CRM等软件,让每个销售流程不可逾越。如果你是门店型销售,也可以使用各种“进销存”软件。
没有用工具管理销售流程,就还是散兵游勇。
2、 生产工具。
微软的Windows操作系统,是几十个国家,1万多人开发出来的。可是,1万多人,大家谁也不认识谁,怎么确保都遵守了开发流程?
用工具。微软有一套神秘的,叫做“Product Studio”的工具,让这1万人可以同时有序工作,并在每晚集合所有人的代码,发布新版本的Windows,从不间断。
当然,如果你是互联网公司,可以用Teambition;制造业,可以用ERP等软件。
没有用工具管理的生产流程,还属于手工艺人。
3、 服务工具
客户打电话投诉,工程师问了不少问题,但就是解决不了,只好转给高级工程师。高级工程师同样问了很多问题,还解决不了,于是转给专家级工程师。专家级工程师又开始问……
客户非常恼火。同样的问题,为什么问三遍?
怎么办?用工具。很多公司在用客户关系管理系统CRM,电话一进来,就显示他打过几次电话,遇到过什么问题,怎么解决的。
没有用工具管理的服务流程,满意纯粹看心情。
4、 管理工具
多大金额的项目,需要谁审批?事假、年假、病假、加班、怎么申请,怎么补贴?会议邀请、会议纪要、执行结果,如何逐步跟进?
用工具。比如OA系统。你可以自己搭建OA系统,也可以用钉钉,或企业微信。
没有用工具管理的公司流程,做大就陷入混乱。
课后思考:
你的公司,还在用哪些好用的工具,帮助你们固化流程呢?
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