3个方法让你的会议时间简短

作者 yadian 2012-09-22 09:50 1438

3个方法让你的会议时间简短

不知道你是否遇到过这样的日子，就是你几乎每天都在参加各样的会议，这种情况发生在经济不好的情况下，也发生在企业很大的情况。因为每个人负责的事情非常具体，所以工作的大部分时间都陷入了沟通。但是你也会发现，即便是一天的会议下来，你几乎没有感受到任何会议的成效，很多时候，你会觉得自己是会议中的局外人，只听到和看到个别几个人喋喋不休的争论而已。当然，会议还会给你带来一个你最不想要的结果，就是因为开会耽误了你每天必须完成的工作，你还必须加班完成。有的时候，我甚至戏谑我的一些经常开会的朋友，为"会长"。

其实开会也是涉及时间管理，让会议时间缩短，也是让会议更有成效。拖沓的会议，其实是对所有参会者时间的蔑视，同时，也会极大降低以后开会的热情和效率。

1、设定一个专门的、详细的日程安排

通常，会议会设定一个主题，希望交流都是有关这个主题的。这也导致了一场永远不会结束的开放性讨论。建议在会议开始前，准备一页日程，上面有要讨论项目的几个简单要点。最佳实践是为一个公司或者部门创建一个会议日程模版。这样一来，安排会议的任何人可以快速、用统一的模式创建一个会议日程。

在会议的开始，这个日程应该被快速讨论和认定。当团队的需要超过严格执行日程的需要时，人们要有一定的灵活性来调整这个日程。每一个讨论都要有一定的时间限制。你也会惊讶几乎每次讨论都在时间框架内完成，因为人们会组织他们的谈话，限制在被允许的时间范围内。

当你在预定的时间结束前1-2分钟，给一个提示。

2、只邀请你真正需要的人参加

你想象，如果一个会议要公司6个高层执行者参加，将花费公司每小时上百美元。如果会上只有最多两个人参与更多交流，那么大多数前等于扔到马桶里。相应地，没有参与到交流的人会有严重的受挫感，并且生气他们的时间被浪费。

建议在给会议做日程时，只是列上每个这个项目绝对需要参加的人。如果不是每个人需要参加所有日程讨论，安排讨论使他们可以和最有可能的人，允许他们名字不在其上的人离开。通过这样的方法，他们将被激励使自己的谈话尽量缩短，也可以让他们尽快返回工作。

3、创建一个结构化的结束

很多时候人们为了保证在规定时间内完成既定动作，总是会将原订的时间适当缩短一些，因为他们知道人们总喜欢拖堂。

建议安排一种结束流程，在接近结束的时候，用一些有标志性的问题来结束会议。比如，用一句话表述，你今天在这个会议的最大收获是什么?用一句话，什么是你认为下次会议要讨论的主题?用一个词或者短语，描述你对这个会议有怎样的感受?

通过设立这样的结束架构，你会对与会者心理设定一个会议结束的期望，包装是简单的。在一个团队设置里，无论谁负责这个会议都能指导同样的流程，并为将来的日程项目做笔记。要提早退席的人在离开之前，可以花两分钟进行分享。