管理者的N种功课之 ----- 开会

作者旷谷幽兰1 2014-05-27 12:14 855

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开会的目的不是下达命令、通报事件，更不是个人秀, 表现个人魅力。开会的目的只有一个: 统一思想, 协同行动. 只有在遇到矛盾、思想不统一、各自有各自想法打算，各自做自己的事情无法形成合力的时候，才需要开会。

会议的完整构成包括：会议准备、会议组织/形成决议、决议核检。

第一点，会议的准备工作：

会议的准备时间至少是开会时间的5倍以上，开会是个成本极高的事情，不能轻易开。一群人什么事情不干，团队一切事务都进入暂停模式，所有进度后延，这是极大的成本，所以会议组织者必须在开会前进行充分的准备，力求最大程度达到会议目的。会议的准备工作包括：

Ø 议题;

Ø 议程;

Ø 时间表;

Ø 讨论提纲;

Ø 希望达成的决议（重中之重）;

Ø 决议相关的任务单;

Ø 会议控制的时间和要点;

Ø 对可能的对抗的处理;

Ø 需要避免和转移的议题;

Ø 议题的背景资料.

如果会议要解决较为尖锐的问题，需要提前和相关人员做沟通工作，以避免会议失控和矛盾激化。

将准备好的议题、议程、时间表、提纲等资料通知给与会人员。

决议和任务单的设计是会议的核心，决议就是开会的目标，即统一思想；任务单是开会的成果，即协同行动。正所谓行家一出手，就知有没有。会议目标设定的是否合理，是否能被贯彻执行；任务单考虑的是否周全完整，使相关的负责人能够协同运行，齐头并进，这两点是考验一个管理者成色的试金石。

管理者的N种功课之 ----- 开会

第二点，会议的组织工作：

开会绝对不能开成菜市场，你一句我一句的侃大山；也不能是组织者在滔滔不绝秀口才，其他人看手机聊QQ，开会要开门见山，迅速进入讨论。一般而言，先要用几分钟说清楚会议的目的，目标，议题和议程，然后按顺序发言（一般议题会在三天前下发与会者，让他们准备发言资料），一般每人5分钟，最多10分钟，每人发一次言后，组织者立即小结：对于不同的意见，组织者负责引导讨论，求同存异，力争在一定程度上达成一致。

在会议进行中，一定要不预设立场，要鼓励大家发言，群策群力，即使有些发言不切实际缺乏可行性，也要尊重每一位与会者都有表达不同意见的权利，但是一旦决议形成，就不允许讨价还价，必须不折不扣执行，这是基本纪律。没有纪律，以后开会的决议就是废纸，会议的价值贬值为零。

开会的关键往往在最后十分钟，这时组织者必须将初步的会议纪要大纲让所有与会者过目，让大家认可，并且会议一结束就同步发送给与会者。甚至可以在会议前就把会议纪要准备好，一般成功的会议，最终会议纪要和组织者初设的差距很小。（会议纪要不是会议记录，对于管理者而言，会议记录的价值不大）。根据会议纪要，就要形成会后贯彻执行的任务单，这点不能有任何糊的争议空间。不然就很难贯彻管理者的管理设想。

会议时间不能太长，40分钟是大脑高速思考的上限，超过这个时间就会失去注意力，所以会议时间尽量控制在一小时之内。如果必须开长时间会议，一定要留有休息时间。

会议组织的难点：

1 会议主持者要预先设想可能的冲突和对抗，想到解决的办法

2 在特定时刻制造会议的紧张感，没有紧张感很难达成决议。

3 要善于掌握会议重要决策的时间点和形成决议的关键时刻，不要任其发展，不了了之。

4 控制会议进程往往是一种意志较量。

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