推荐企业档案分类编号

作者郑军 2012-10-10 10:03 12475

**有限公司档案分类及编号办法

1 总则

1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。

1.2 档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,便于科学管理和开发利用。

2 档案类别的设置

2.1 档案的类别共设置九个大类, 即: 党群行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体档案类。

2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。

2.3 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。

3 分类编号方法

3.1 企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；采用阿拉伯数字“ 双位制”标识二级类目( 属类 )。

3.2 档案实体排架和编号要反映九个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。

3.2.1党群行政管理类（A）、经营管理类（B）、生产技术管理类（C）的案卷排架, 按大类一年度一保管期限进行排列编号。

档案编号( 档号 )标识举例示意:

A 2007 永久 01

┃ ┃ ┃ ┃

┃ ┃ ┃ ┗━━━━案卷（件）顺序号

┃ ┃ ┗━━━━━━━━保管期限

┃ ┗━━━━━━━━━年度代号

┗━━━━━━━━━━━━党群行政管理类

3.2.2 产品类（D）、科研类（E）、基本建设类（F）、设备仪器类（G）的案卷排架

a) 根据成套性原则,原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。

b) 产品、基建、设备仪器、科学技术研究类档案的编号由大类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。（类号之间的标点什么时候用“·”或是用"-"请参照科技档案整理规范）

举例示意:

G. C2000- 001

┃ ┃ ┃

┃ ┃ ┗━━━━━━━案卷顺序号

┃ ┗━━━━━━━━━━━产品型号( 项目代号 )

┗━━━━━━━━━━━━━━设备仪器类

3.2.3会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。

3.2.4特殊载体档案，按载体类别分别编号。即：按照片、录像片、光盘、实物分别编号，用特殊载体（IZ）• 类别[照片（Z）、录像带（X）、光盘（G）、实物（SW）]•顺序号标识。

示例：IZ•R•001； IZ•Z•001……。

4 案卷排架的基本要求

4．１企业档案按大类分别排架，要反映出《工业企业档案分类试行规则》设置的基本大类的顺序，大类之间不得交叉混排。

4．２案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。

4．３各企业可根据实际情况确定本单位的具体案卷排架方法，一经确定，一般不要随意变动。

5 附则

本办法由总裁办负责实施并解释。

附表：档案分类方案

**有限公司档案分类方案

	一级类目名称			基本范围
	党群行政管理类（A）	党务综合		党委综合性工作，党委有关会议，党员代表大会，党委办公室及其他党务性工作等。
		组织工作		党的组织建设，整党建党，党员及党员中层干部管理，党费管理，统战工作等。
		宣传工作		理论教育，各种工作活动宣传，思想政治工作，精神文明建设等。
		工会工作		职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳动福利，女工工作，文体活动，组织建设，会费管理，先进职工管理，技术比赛。
		共青团工作		组织建设，思想政治工作，团员大会，团员管理，团费管理，青少年工作等。
		协会工作		协会业务综合性管理工作，各专业学会，协会工作，各群众团体活动工作等。
		政务工作		综合性工作，政策法规，公司会议，经理办公室工作，文秘机要保密工作，干部会议，信息工作，机构设置。
		人事管理		人事业务综合管理，干部、职工管理，干部考核任免、聘用，职称评定、聘任，奖惩、出国政审，劳务出口，离退休管理工作等。
		劳动管理		劳资综合管理，定编定员、劳动调配，劳动工作计划与统计，工资管理，劳动保护等。
		教育工作		教育业务综合管理，普通教育，中专和职业教育，职工在职业务技术教育和培训等。
		行政事务		职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，第三产业管理工作，医疗卫生，计划生育工作等。
一级类目名称				基本范围
经营管理类（B）		综合管理		企业改革，企业发展规划，经营战略决策，经营方针、目标管理，企业改制、投资管理，承包合同，市场预测，经营法规，企业管理制度，工作标准等。
		计划统计		综合计划管理，企业中、长期经营计划，年（季）度计划，各项专业计划，各种计划、统计报表，综合性统计分析，进出口计划管理工作等。
		财务管理		财会业务综合管理，资金固定资产产权管理，成本管理，价格管理，财务计划、会计管理，税务、外汇、关贸、信贷和优惠政策管理等，资产评估
		物资管理		物资综合业务管理，物资供应，仓库管理，废旧物资处理、进口物资合同等。
		产品销售		市场分析，用户调查，商务洽谈，产品销售合同（包括出口合同）、协议，用户工程设计、安装、开通，售后服务、广告宣传等。
生产技术管理类（C）		生产调度		生产组织，调度指挥工作，外协加工等。
		能源管理		能源消耗定额管理，节能降耗工作等。
		安全管理		安全生产管理，工伤事故处理，职工安全教育等。
		环境保护		环境保护检测与控制，污染治理等。
		质量管理		全面质量管理，贯彻ISO2000标准体系管理、产品质量检测与控制工作等。
		计量管理		计量综合管理，各种计量检测工作，计量晋级与复查工作等。
		标准化工作		企业技术标准化管理工作，各种技术标准档案等。
		档案和信息管理		企业档案管理工作，各类基本数据管理，计算机信息系统管理性工作，技术情报、图书、资料管理，各种专业会议、出国考察带回的文件资料。
	一级类目名称		二级类目名称		基本范围
	产品（D）		按产品种类设置		基本范围内每项产品（型号）应包括从产品立项开发、设计、试制、鉴定；工艺工装、加工制造生产、检验、包装、商标、广告、产品技术成果创优、奖励等全过程的文件材料。
	科学技术研究（E）		按科研课题（或科研课题代号）		每个科研课题应包括课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用全过程的文件材料。
	基本建设（F）		按工程项目设置		每个单项工程项目应包括工程前期依据性文件、工程勘探测绘、设计施工、竣工验收、工程创优全过程的文件材料。
	设备仪器（G）		按产设备仪器型号或种类设置		每台设备、仪器仪表应包括购置报批、购置合同、到货开箱验收、安装调试运行、维修及管理全过程的文件材料。
	会计档案（H）				各种会计凭证、账簿、报表。会计移交清册、会计档案销毁清册等。
	特种载体档案（I）		照片档案		反映公司工作面貌、具有保存价值的照片
			录像档案		反映公司工作面貌、具有保存价值的录像带
			光盘档案		反映公司工作面貌、具有保存价值的光盘
			实物档案		反映公司工作面貌、具有保存价值的实物