人事档案是很容易被忽视的一个工作。工作成绩很难呈现,基本上属于做好了算应该,做不好风险很高的工作。我就从以下几个方面谈一下人事档案的管理风险:
1、丢失
公司在办公地址变更,人员变动的情况下,很容易出现档案丢失的情况。需要建立完整的管理制度,做好保管和交接。
2、过期
主要是员工的劳动合同过期未更新,培训记录、晋升审批、阶段性述职没有及时更新到档案里。存在劳动风险和管理风险。
3、不完整
在数字化时代,数据是公司最重要的资源,通过档案的数据化,可以为公司的选育用留提供很好的依据。数据的不完整就很难体现价值。
4、保密
档案要有保密性,借阅要有相应的审批流程,避免泄密的情况出现。
5、忽视大学生档案管理
因为这个档案平时放在人才市场,只有一些国企、有条件的大型企业才具备管理档案的资质。这份档案和企业的档案是两回事儿,在平时用到的机会比较少,很容易给丢失掉。大学生的档案接收一般是如下几个方向:
(1)毕业后就找到了接受户口的单位,档案和户口都转到工作的单位
这是通常认为最正规的档案流向,但据统计,这种情况大约只占到毕业生档案的10%左右的比例。
(2)毕业后没有找到接受户口的单位,户口和档案留在学校
两年后户口打回原在地,档案或留在学校,或转到省档案局。在这里需要强调一点,由于国家相关政策,规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存两年,许多大学生以为,既然学校免费保存,就无须再到人才交流机构托管了,这是一种省钱的档案存放方式,其实不是的。
这种误解是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。在学校保存的只是你的“学籍档案”,不是真正发挥作用“人事档案”,如转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。学校保存的学籍档案只是“存放”,起不到任何作用,甚至无法缴纳社会保险,将来也无法计算成为工龄,从而影响养老金的数额计算,在某种意义上说,也是得不偿失。
(3)把档案和户口放在人才市场交流中心
首先必须确定在毕业时是否已签过三方协议,这是学生、学校和工作单位共同签的一个协议书,签了的话,报到证备注栏就不是空白,此时档案会在这个单位所在地的人才市场,没签的话,报到证备注栏为空,默认打回原籍,本科生打到省级人才市场,专科打到市级人才市场,师范类毕业生打到教育主管部门,一般在教育局。可由毕业生自己联系人才市场,把档案转过去保管。
6、保存时限
好多以为员工离职之后档案就可以处理了,这是不对的。档案一般保存时限是两年的时间。避免员工在离职之后的诉讼中存在不利的风险。