2012年10月16日公子豪打卡整理——如何管理人事档案

作者公子豪 2012-10-16 09:29 1410

1、你们公司的人事档案管理包含以下哪些工作项目？（可多选）

A、保管 B、借阅

C、电子档案的建立和录入

D、电子档案阅读授权管理 E、销毁 F、其它（请补充说明）

这个礼拜的主题人事档案管理公子豪接触得不多，这不是公子豪的特长，所以如果就这么瞎扯八扯也扯不出什么名堂来，为此公子豪专门请教了公司负责人事档案管理的同事，咨询了我们公司人事档案管理的相关操作规范和具体措施。不听不知道，一听吓一跳，人事档案管理还真不是什么省力的活。虽然名字听起来挺容易，但要做好，难度不小。有些学科就是这样，听着容易，做着难，就像什么图书管理之类的，真要实操起来，烦死你。

我们公司的人事档案管理吧，上面从A一直到F都是包括的。人事档案管理概括起来有以下几个项目：

人事档案管理制度的制定，人事档案材料的收集与归档，人事档案的保管与销毁，电子档案的建立、录入及管理。下面来具体说一说管理档案的操作规范和具体措施，昨儿刚从同事那学到的，现学现卖，好吃不好吃，都不要钱哈。

2、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的？

A、首先要拟定相关制度。这些制度包括材料归档制度、检查核对制度、登记统计制度、借阅利用制度和保密制度。

B、要制定档案管理的相关流程。基本流程如下：在员工入职时，让员工提交身份证复印件、个人简历、应聘登记表、学历学位证书及相关资质证明材料复印件。将这些身份证明资料和证书证明与劳动合同及附件、试用转正文件、人事通知单、奖惩通知等一系列材料进行归档，编制明细目录后提交给领导审批，通过后编号，加以标识，归档排架或者导入数据库。一些不需要归档的材料经过负责人审批后，在专人监督下可以销毁。

C、一般档案管理分为二级管理。一级档案即随员工入公司的人事档案管理，往往包括员工的履历材料，自传材料，学历材料；而二级档案往往包含员工入公司后的档案管理，比如考核材料，培训材料，工资待遇材料等等。

D、收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。

E、人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

F、对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

G、对于保密措施，一般同级部门才有权力查阅本级人事档案。任何人查阅员工人事档案都必须经过人资经理（总监）的批准，并办理登记手续，管理人员不能私自增删、涂改、泄密档案内容。

H、还有最后一点要注意的是档案的管理硬件保障。人事档案如果是纸质的最好用金属档案架存放，档案室要做好防火防潮防湿防虫工作，多通风，放几颗樟脑丸，放一盒除湿剂。以便懒虫把你的档案当做加餐给消化喽。如果是电子档案，要做好权限管理工作，确保相关电脑的软件安全，做好备份，以防万一。

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