人事部门要充分认识人事档案的重要性

作者书中乾坤 2012-10-18 10:17 4293

本人声明，这篇文章是我为三茅一个朋友的文章写的评论，但感觉还是有一定意义的，所以重新拿出来作为文章发表，望对各位朋友有所帮助。

人事档案是一个员工入职企业之后的身份证明，也是其在企业发展历程的晴雨表。作为人力资源管理部门应该充分重视人事档案对公司以及员工的重要性，不能将其理解为可有可无或者是随意一张入职表就可以了，一定要慎重对待、认真做好，马虎不得。记得以前有个案例，就是一个员工在公司的表现很差，经常违反劳动纪律，公司也按各种规章制度进行了处罚，但是，处罚结果没有很好的保存，也就是说没有放入员工档案。有一天员工又犯错了，老板很恼火，要求人事部门炒掉他。人事部门考虑不能违规解除劳动关系否则要给予经济补偿，但当时这个员工所违反的制度又不是很严重的达不到解除劳动关系的条件。这时候人事部门想到了他以前的各种处分，汇总起来肯定达到了解除劳动关系的条件。但是，人事部门找来找去找不到几张处罚单，本来不用赔偿的事情成为了必须赔偿的事件，而人事部也因此受到了处理。
从上述事件可以看出，人事档案管理的重要性，我们必须从以下方面进行规范：
1、从档案的内容上，应包括员工入职表（要经过相关部门审批签字的）、身份证明复印件、学历证明、职称证明复印件、员工在企业的转正、调薪、岗位异动、奖惩、考核等等资料，并且要做到原始、完备、完整。
2、在档案管理方面要专人管理，不能随意。人力资源部门要制定专门人员进行管理，及时将员工上述资料放入档案袋中。
3、档案袋的管理也要明确，封面应有详细的存放清单，并且每份档案的清单顺序都应一致的，方便查找也体现管理的规范性。
4、档案借阅要审批，不管人员的借阅，并且尽量禁止档案借出，以免发生意外。每次借阅之后，档案管理员要认真审查档案是否遗失。这就体现档案清单的重要性。
5、员工档案在员工离职后，应该有一年以上的保存期，因为劳动纠纷的追溯期是一年，所以有备无患，以防不测。
最后，在强调一点是档案的有效性。所有的档案文件都是有填表人、审核人、审批人等等信息，这些栏目一定要根据公司相关文件授权，必须有相关人员签字后方可生效保存，否则是无效的文件，在发生劳动纠纷时可能是起不到作用的。
总之，人事档案的重要性我们必须高度重视，细致做好，有备无患。

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。