【01月31日打卡总结】如何让总经理信箱发挥作用？

作者风十三徐高峰更新于：2014-09-25 14:16 41570

内容来自 2013-01-31 打卡话题

A公司为了给员工建立一个可直接跟老板沟通反馈的渠道，两年前就设立了总经理信箱，刚设立时，信箱中有收到一封员工匿名反馈的意见信，老板当时很重视，还专门开会讨论布置落实解决了此事，但从那以后，至今就再也没有收到过一封意见信了，每次开启时里面都是空的，成了摆设。那么，请问：
1、你公司是否也有这种情况？
2、碰到这个问题，你会怎么做？

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说实在的，总经理信箱这玩意很多企业都会有，但多半是摆设，那只不过是老板的做秀、给员工的一种震慑或是应付客户验厂的工具而已。我曾给一工厂做SA8000验厂培训时，在谈到员工申诉处理问他们怎么做时，他们竟然说每月找几名内定的员工写点意见，投入总经理信箱，HR部门再按事先拟定好的回复意见和处理措施（实际已做好）文件找老板签个字，此据即作为有妥善处理员工申诉的验厂凭证。真是绝活啊！把总经理信箱都用到这个地步了，我无语了。

总经理信箱的作用发挥有多大，关键看老板的态度。

老板认为只是想做个秀，摆个谱，以此证明其广纳良言，以人为本，并以此震慑员工，实质只是为了应付或做给员工看，做给客户看，做做样子罢了，那这总经理信箱还就只能是个摆设，别无他物。而且你还不能拆掉它，你拆掉他就等于是违了老板的初衷和本意，甚至有的老板料想这信箱装上去后必定会没什么人投意见，他就是需要有“员工没有意见的托词”为他管理所用。在他们眼里，摆设也是一种很好的作用。碰到这样的老板，你可不能“过犹而不及”哦，顺其心意就是了。哈哈……

不过，但凡开明的老板还是希望能听到更多员工，尤其是基层员工的心声和意见的，他们也是希望通过这个总经理信箱能发挥听取民意的作用，多一种渠道发现问题，以便改善管理。现如今沟通渠道和方式这么发达，总经理信箱已逐渐被取代，收到的员工意见和投诉信较少是正常的，如若一打开都是塞得满满的，那可是出了大问题了，必须高度重视。有好的合理化建议，只要是这个建议提出来对自己无害，员工一般会光明正大地积极当面提出来以邀鼓励，很少会向总经理信箱投匿名信。因此，如今总经理信箱多半是用于给员工提问题和意见，或是检举举报他人严重违规违纪行为所用的，且以后者居多。

案例中信箱无人投意见，可能是宣传不够；又或是看是匿名，这大张旗鼓一开会，实则已实名所指，导致员工不敢再投意见。如要发挥好总经理信箱的作用，不妨可以这么一试：

1、请总经理在各种场合亲自向员工宣传设立信箱的目的和作用，让员工知晓并鼓励他们多投意见。

2、制订总经理信箱管理制度，讲明可以匿名举报，告知开启信箱的具体周期、时间和开启人。

3、开启人最好是总经理自己，实在不行就为审计部负责人，无审计部则为人力资源部负责人。

4、适时通报开启信箱的结果，在绩效考核与评价或年度审计期间，重点告知员工发现或遇到有什么不公不正之事，可投总经理信箱。 5、认真对待员工投诉和检举举报之事，成立专门的调查组进行调查核实，如情况属实，责令改善或保留证据并严惩违纪员工。如情况不符、不属实或员工理解有偏差，也应做好解释和说明（实名的安排专人私下当面解释，匿名的不定向公告说明），做到有投必应。回答最好也以总经理名义回复。

……

总之，关键时刻能让员工想到投意见或检举信到总经理信箱就是了。

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