【03月27日打卡总结】新员工入职手续清单：

作者老非更新于：2013-03-27 07:48 800

内容来自 2013-03-27 打卡话题

如何给新员工办理入职手续，每个企业都会有属于自己的一套标准和做法，有的严谨细致，考虑周到；有的粗放快速，手续简单；但不管怎样，入职手续办理中的风险规避和防范是我们HR应该做好的份内之事。那么，请问：
1、新员工办理入职手续，你们公司需要那些材料？
2、如何规避由此带来的不必要法律风险？

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新员工入职手续清单：

一、个人基本资料：姓名、性别、身份证号等；

二、在入职前下列项目完全ＯＫ，并经员工签字确认，包括经办部门、以及负责人确人，签字日期：

1入职登记表（含简历、验身份证存复印件、照片、验学历及存复印件、资格证书、资料属实保证书等）

2 签订合同

3制作胸卡、厂证

4 服装及劳动保护

5 新员工入职培训安排及《员工手册》领取

6 领取（办公室门）钥匙

7 出入权限

8其他

三、本部门需完成的项目：

1 参观部门

2介绍部门人员

3 确认座位

4 申请电脑、办公电话

5 职位职责与工作说明

6岗前培训

四、为了规避由此带来的不必要的法律风险，企业应在录用条件设计上做好以下几方面工作：

1、对录用条件进行清楚、明确的描述。录用的条件一定要明确化，切忌笼统和抽象的描述，能量化的条件尽可能量化。

2、录用条件要进行公示。从法律角度来讲，公示就是用人单位证明前来应聘人员知道本岗位录用条件的证据。企业可以保留在人才市场所贴的招聘海报，或用适当的方式保存在网络上发布的招聘广告。最好能在入职前通过让员工签字的方式确认其明确单位的录用条件。这样可以比较好的防范举证不能的法律风险。

3、对应聘人员审查时的法律风险防范

企业招聘的员工是需要成本的，如果招聘过程不够谨慎，会让企业多付出成本，更重要的是，如果招聘时不小心招到了不是自由之身的员工，还有可能要赔偿其他用人单位的损失。因此招聘时的审查是十分重要的。具体而言，审查的内容及可能存在的风险如下：

（一）基本信息是否真实。学历、工作经验等是决定一个人工作能力的基础。欺诈的员工的工作能力一般来说都是达不到用人单位的要求的。

（二）身体是否健康。智力、精神状态是否正常，是否存在潜在疾病。

（三）是否与其他用人单位存在有效的劳动合同。

（四）是否与其他单负有在竞业限制义务。

（五）年龄是否达到十六周岁或超过法定退休年龄。

4、招用外国人的法律风险防范

5、录用通知书操作的法律风险防范

劳动合同签订前，一些大的用人单位会发录用通知书，需要提醒的是，用人单位一定要在确定聘用劳动者的情况下发录用通知书，因为录用通知书一般都具备了具体确定的内容，从法律上来讲就是一个要约，一旦经受要约方承诺，就产生了合同约束力，是有法律效力的。实践中，经常会发生员工拿录用通知书作为证据主张权利的情形。如果公司在发出录用通知书后再反悔，就需要付出一定的代价。因此，建议用人单位在发录用通知书之前一定要审慎进行。

6、劳动合同签订时的法律风险防范

（一）不在法定时间内签订劳动合同的法律风险

根据法律规定，用人单位应在一个月内与劳动者签订劳动合同，用人单位不按照法定形式在法定时间内与劳动者签订书面劳动合同的，应承担相应的法律风险，如：支付双倍劳动报酬的风险（劳动合同法82条）；导致无固定期限劳动合同条件成立的风险等（劳动合同法第14条）。

（二）签订劳动合同时收取押金、保证金的法律风险

有些用人单位在聘用劳动者的同时，出于多方面的考虑，要求劳动者交纳保证金或押金，或者扣押相关证件，其实这种作法是违反法律规定的，《劳动合同法》第9条明确规定：用人单位招用劳动者，不得扣押劳动者的居民身份证件和其他证件，不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物。用人单位违反上述规定，将面临行政处罚和赔偿劳动者损失的风险。

（三）劳动合同无效的风险

注意《劳动合同法》第26条的规定，其中包括合同的整体无效和部分条款无效，尤其是实践中经常出现的“合同期内不得结婚、不得生育的约定”等等。

（四）规章制度不公示的风险

建议用人单位在签订劳动合同时，应将企业的规章制度公示给劳动者，在劳动合同中将规章制度作为劳动合同的附件，以让劳动者阅读学习，让规章制度真正的发挥效用。

根据上面所述，制定一套完善的符合用人单位特点并且容易操作的具体流程，以使用人单位的法律风险降至最低。