我们公司的人事档案主要包括:
《应聘登记表》、《调查问卷》(应聘时填写的问卷)、《面试评估表》、《背景调查表》(工程师、高级管理人员)、《录用登记表》、个人简历、身份证复印件、学历证书和其他证书复印件、劳动合同2份、保密协议、调职调岗调薪记录;
人事档案的操作规范及具体措施:
我们公司的人事档案分两部分管理,一是普工,二是管理人员;
普工档案由考勤文员负责,其人事档案只有《录用登记表》、《试工单》、身份证复印件,其人事档案按照员工工号依次排序,放入文件夹,每本文件夹存放80份个人资料,并附有目录(工号、姓名、部门),每本文件夹也有编号,存放于档案柜中,钥匙由考勤文员保管;其存放简单,找起来也非常方便,只要知道其工号,便可通过电子档找到其存放于哪一本文件夹,在哪一页;这些档案每个月整理一次,放入新进人员资料,抽出离职人员资料,更新目录;离职人员的资料保留一年后会搬到报废仓库处理掉;
管理人员资料相对复杂,由招聘专员兼职这一工作,钥匙由招聘专员保管:首先求职者到公司应聘时,会填写《应聘登记表》、《调查问卷》(应聘时填写的问卷),然后招聘专员会收取其个人简历(有时候是我们自己从网站上载直接打印),审核其身份证、学历证书等证件并复印,将这些资料装订好后交给用人部门面试官,面试完后资料返回人事部,待留底;如应聘者求职成功,待其报到时填写《录用登记表》,并上交照片、证书复印件等,签订劳动合同与保密协议,再将其从面试到录用后的全部资料放入其个人档案袋,放入档案柜存好;每份人事档案由一个文件袋装好,外面贴上工号,按工号依次排立在档案柜中;档案柜中分有离职与在职两个区域,每个月整理一次,放入新进的,抽出离职的,离职的部分我们会放在离职区域,一般是保存三年,重要资料保存五年;我们也会有相应的电子档,如需找某某人资料,只需要知道其工号便知,而个人文件袋里有包含了所有此人进公司的所有相关资料;
人事档案的风险及其措施:
我们公司近一年来的人事档案管理已经有相当大的改善,相对于之前开放式的放存、员工与管理人员资料混放、资料不齐全、有借不还、无专人看管的情况,现在已经好了许多;但还是存在一个非常大的问题——离职人员资料的管理:
对于员工离职资料,因为较多,而公司档案柜不够地方放,所以其离职资料都是开放式的存放于外面书柜上,一年时间后,则将其全部处理掉;特别是其劳动合同非常多,大约半年会全部清理掉,而清理时则是将其合同一撕两半后就当垃圾卖掉了,这对于个人信息的隐私保管很不利;
具体措施:争对这些,我们觉得还是缺少放资料的地方,没有专门的档案室,只有小小的档案柜;我们现在只能把资料分批打包好,然后将其用纸箱封装,存放在办公室的一个角落里;其劳动合同我们用碎纸机碎过一段时间,但堆积如山的劳动合同与1分钟碎1本的速度相比,实在是没办法解决;现在我们也只能尽量的将在职的人员资料保存好,做到资料齐全,分类明细,但离职人员的资料,如果没有老板的支持,没有专门的档案室甚至是档案柜,我们也只能这样,存放一年后移至仓库;
看了大家的分享,有些公司的人事档案工作做得真心不错!补充学习:
人事档案资料不仅有入职资料,还包括培训记录、体检报告、离职资料、员工关键事件记录报告;
人事档案的管理最重要的就是要做好保密工作(专人看管,专柜存放,专门的规章制度规范流程与借阅)
人事档案的风险只要做好了保密与规范工作,基本上不会有太大的风险存在;
37楼 limi笑笑
学习了,感谢分享!
36楼 阳光下的大海
谢谢
35楼 lisisi
学些知识
34楼 shadow0724
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33楼 开到荼蘼花事了
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32楼 曹同学
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29楼 没壳的蜗牛
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28楼 巧克力chocolat
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26楼 hi花梦
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25楼 淡淡得微笑
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24楼 小鲫鱼
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23楼 卿骋
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22楼 一生一世一双人
感谢分享,学习学习
21楼 旅居师凡瑟
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20楼 安再
一如既往的支持!!!
19楼 沙滩上的风
学习了!
18楼 Billyan
学习了,谢!
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