【04月15日打卡总结】人事档案包含内容：个

作者 cs2010 2013-04-15 08:29 473

内容来自 2013-04-15 打卡话题

每个公司都会有人事档案，无论规范还是不规范。人事档案建设工作包含的内容非常丰富，而且做不好会有一定的风险，今天一起学习下。
1、你们公司的人事档案包含哪些内容？
2、你们公司的人事档案管理的操作规范和具体措施是怎样的？
3、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？如果有，你会怎么来改善和规避风险？如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？

展开

人事档案包含内容：

个人简历

求职人员登记表

应聘人员面试结果表

上一家公司离职证明

身份证复印件

学历证书复印件

劳动合同书

员工报道派遣单

员工转正审批表

员工职务变更审批表

员工工资变更审批表

员工续签合同申报审批表

人事档案管理规范：

人事档案的利用有多种方式：

(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；******、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

3.人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。

(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

(2)外借手续。

首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。

其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。

再次，人事档案部门对其进行审核、批准。

然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。

最后，归还时，及时在外借登记上注销。

(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；

其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；

最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
人事档案风险：

1、是否审查求职者相关背景。

主动询问相关情况：用人单位告知义务是主动的，而劳动者告知义务是被动的，单位应主动咨询需了解情况；核实劳动者个人资料的真实性。（资格证书、学历证书、工作经历等背景调查）；做好证据保全工作。让其在个人简历上签字并声明确保其真实性，包括相关证书复印件署名等，否则将承担相关责任。

2、确定求职者是否年满16岁，避免违法用工情况。

3、核实求职者是否已解除劳动关系

无论用人单位是否存在过错，是否知道其招用劳动者尚未解除或终止合同，只要存在以下行为，就应当承担连带赔偿责任：
招人时，要求其提供与前单位劳动关系结束的证明，并保留原件，这样方可与其签订劳动合同；如其无法提供相关证明，可要求其提供原用人单位联系方式或证明人，以便进行工作背景调查。对重要技术人员，应向原单位了解是否存在尚未了解事宜。

4、审查求职者是否存在竞业限制

招聘、录用时应注意调查该劳动者是否来自有竞争关系的企业，是否签定了相关协议，并对协议内容进行判断，确认其进入我公司是否违反了相关协议，可要求其作出书面承诺；

为预防风险，要求其提供原单位来年系方式，可进行相应调查；在劳动合同中约定。

5、及时签订劳动合同

及时签订，合同先行；建立先签合同后用工的习惯；

员工先签字单位后盖章；

尽早辞退不确定员工。对于不确定是否满意的入职员工，尽量在一个月内让其离开。

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。