1、员工档案:A、固定表单类:人力需求表、求职登记表、面试记录表、录用审批表、劳动合同、试用期面谈表、变动表、离职表、奖惩记录表、劳动合同续聘表。B、员工信息类:员工照片、身份证复印件、学历证毕业证复印件、资格证书复印件、工资卡复印件、社保证明复印件、上一家公司出具的离职证明。C、手续流转类:培训声明、承诺书、入职流转单、社保询问单、入职培训考试卷。
2、工资性资料:A、纸质版:每月工资要打印,由制作人、审核人、审批人签字。工资请款单、单月人事变动单、录用审批表等设计到工资的签字文件。考勤、佣金、奖金等签字版。B、电子版:每月工资发放时存一版,每月做当月工资时把上月工资存一版。电子版的东西要每月对之前保存的进行打开检查,保存在专用的硬盘中。
3、员工花名册、人事报表每月存一版。当年的奖金、佣金方案员工签字后留存。
4、需要注意的问题:凡是涉及到员工薪资岗位变动的文件、涉及到奖佣金文件、涉及到扣款的文件都要留有纸质版文件。保持员工档案和工资存档两个档案各有一份。人事档案必须完整、持续。不可中断。涉及到员工本人利益的文件及单据,必须有员工本人签字认同。