新员工报到后,收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后,统一装入新建的档案袋内,并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号(同员工的工号相同)、员工姓名、性别。办理完试岗派遣手续后的三个工作日之内,将以下档案、证件和资料进行再次归档:
⑴、《职位申请书》(必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署、贴上一张一寸的彩色照片);
⑵、身份证(双面都印在同一页上,A4纸)、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件;
⑶、《试岗通知单》(部门留存)。
2、员工办理正式入职手续时
办理完入职手续后的三个工作日之内,将以下档案、证件和资料进行再次归档:
⑴、签署好的《担保书》;
⑵、《试岗通知单》(必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价);
⑶、《录用通知单》、《实习协议》。
3、员工办理转正手续时
员工转正手续完成后,各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后,归入该员工的档案袋:
⑴、员工保管的《实习协议》和《录用通知单》;
⑵、该员工的《转正申请表》、《转正通知单》;
⑶、《劳动合同》;
⑷、《竞业禁止合同书》。
4、员工办理调动手续时
各级人力资源部门,在完成员工调动手续的三个工作日内,将员工调动手续资料装入该员工的档案案内,具体的资料有:
⑴、《人事异动审批表》;
⑵、《员工调动工作移交表》;
⑶、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作(事宜)移交明细表》;
⑷、《调令》。
5、员工办理离职手续时
各级人力资源部门人事专员,在办完员工离职手续的三个工作日内,将离职相关资料装入该员工的档案内,必须装入的资料有:
⑴、该员工的书面离职申请书;
⑵、该员工交回的自己保存的《劳动合同》、《竞业禁止合同书》、《转正通知单》;
⑶、《离职申批表》;
⑷、《员工离职工作移交表》;
⑸、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作(事宜)移交明细表》。