每家公司都会有各类档案制度,有专人专管的,有各人各管的,但是不管怎么说,完善的人事档案管理还是非常有必要的,我司情况如下:
一、公司的人事档案包括:
1、员工合同、劳务合同
2、员工求职登记表、员工面试评价表(在职人员)
3、员工声明书(放弃社保声明)、加入劳务派遣声明、残疾声明、体检表
4、员工身份证明、学历证明、专业资格证明。
5、试用期考评表、转正申请表、工资调薪表。
6、员工入职培训记录、上岗培训记录,外训培训记录(含培训协议)
二、公司档案管理制度:
1、起草了档案管理制度、含入档流程、档案号的编写、档案范围、各等级档案的保管期限。
2、建立档案入档登记、借出登记、销毁登记制度,一般档案由部门主管、会同人力资源主管签署,重点档案需要报总经理批准方可借出。
三、我司目前的人事档案管理存在的风险:
1、虽有专人管理、但是制度不够细致、规范。
2、 无电子档案保护方法与措施。
3、 过期的档案没有及时销毁。
4、 各部门不要的资料尽放档案室了,导致存放空间不足,或者入档范围太广。
计划措施:
1、对现有人事档案再次分类,完善制度,从制度上落实管理。
2、提升档案保管的等级,分清部门、档案室存入的要求。
3、建立定期盘查审核制度,对过期的、或档案不全的进行清理。
4、对重点的档案进行扫描、拍照、或者刻盘保管。
5、重点档案备案制度,特别是一些需要年审的证书等,需两个部门联动。互相提醒。