第一、离职面谈的目的
离职面谈的主要目的是了解员工离职的真正原因,获得对自身有用的信息,以便对工作环境、企业文化、流程和系统、管理方式和发展模式等各个方面进行评估和改进。同时,邀请离职人员为现有团队就如何完成当前项目,解决现有问题,以及如何进行相互合作提供建议。
因此,离职面谈其实是企业将离职人员的知识和经验转移给其接任者的一次机会。事实上,很多企业忽视了离职面谈这一大好机会,有的也只是流于形式。
第二、离职面谈流程
面谈准备——面谈过程安排——面谈记录——整理面谈记录——总结并提出建议
第三、离职面谈的原则
1、选择最佳时机,在一个宽松安静的地方(以免被打扰),最好以面对面的形式进行,这有利于双方的沟通和理解,也有利于更好地发现和从根本上消除敏感及抵触的情绪。
2、慎重选择面谈人,面谈人应比离职员工高至少一个职级以上,面谈人的职权(而非建议权)能够改变个别离职要素。一般员工可以由人力资源部门安排经验丰富的人面谈,稀缺员工、非常重要的核心员工最好由高管主持面谈。在离职面谈的过程中,代表企业与离职者进行面谈的人员应多听少说。应给予离职人员合适的空间和足够的时间。适当的时候,应对离职人员进行善意引导或打消他的疑虑,而不是施加压力。对有些事情,你应进行必要的解释,并思考和理解离职人员说的话(可以只是理解他的观点,但不一定要同意)。保持冷静,要抵制自卫或反驳的情绪。要记住,你的目的是探出离职人员的想法、意见和对一些问题的答案,而不是进行说教或训诫。
3、多问一些类似“什么”、“如何”和“为什么”等开放式的问题,而不是用“是”或 “否”就可以回答的封闭式的问题,除非你需要对某个观点加以确认。 “谁”这类问题应该谨慎使用,许多离职人员在被要求指名道姓或指责某人时,都会觉得不舒服。离职面谈不是为“谴责”某个人而设的。除非是针对一些非常严重的抱怨或指控,指名道姓地进行攻击是毫无建设性的,应尽量避免。
4、面谈结束后,要对离职人员表示感谢,并表达良好祝愿。同时,客观地思考离职人员给出的答案,找出其中明确和隐含的意思。
根据对离职面谈结果的分析,采取必要的行动。如果问题迫切,或者离职人员想继续留在公司且公司也非常想留住他们,立即采取行动,否则机会就会丧失。
离职人员有权自行决定是否参加离职面谈,公司不要强迫他们参加。如果有人拒绝参加离职面谈,可以提供离职调查问卷,但对方同样有权自行决定是否接受。
第四、特殊员工离职
公司终止试用或解雇员工,需要指明正式原因,化解员工愤怒,避免劳动纠纷。
第五、总结面谈结果,提出改进建议。人力资源主管有责任根据离职面谈反馈分析的结果提交给公司董事会或CEO,并提出建议:一是补救和预防行动(比如改善员工健康和工作环境的安全系数等),二是战略性改进(比如更加以员工为导向、进行管理培训、给员工授权或开展团队建设活动、改进流程、改善客户服务等)。