对于一个管理者来说,总是需要面对很多排布工作进度和计划的工作,计划排布的是否科学合理,直接影响了下面工作的实施。因此,如何有效的排布计划,是一门管理人员需要好好研究的课题。下面,结合一个案例,跟大家分享一下,如何有效排布计划。
首先,明确一下计划的概念和范畴,计划指的是在科学预测的基础上为实现组织目标对未来一定时期内的工作作出安排的活动,它包括对组织所拥有的和可能拥有的人力、物力、财力所进行的设计和谋划,找到一条合适的实现组织目标的途径。对应到工作中的计划,就是管理者在特定时间段内为实现特定目标体系,对要完成特定目标体系,而展开的经营活动所做出的统筹性策划安排。大的计划叫规划,小的计划叫口令,介于两者之间的才是我们这里谈到的计划。
其次,学习制作工作计划的步骤包括哪些环节,主要可以分为三步:
(一),分析与分解任务。总共有多少任务,要花多久完成。
首先,要把大任务分解成若干个可以划分和细分的小环节,即小任务。
其次,要了解每个小任务分别要占用多长时间?占用哪些资源?
第三,要了解每个小任务的完成难度如何?都有谁能够做的了这些任务?
(二),了解资源。
资源分为三类,分别是:物质资源、人力资源和时间资源。因此需要了解可以调用的物质资源有哪些?都有哪些人可以用来做这件事情?他们各自可以支持的时间有多少?
(三),排布计划。最后才是排布计划,把前两者结合起来。
了解了具体排布计划的步骤,最后,我们一起看一个例子来深化对如何有效排布计划的认识。现在的任务是制作一个调查问卷的PPT报告,需要对这一工作任务进行工作计划的排布,应当如何来做呢?
首先,要分解分析任务。那么这个大任务可以分成三个环节,分别是数据收集,制作PPT, 统一成稿。
第二,了解资源
第三,排布资源。数据收集的任务可以让小宋做4小时,小王支持1小时的模式。制作PPT则可以让小李来做,但是还有4小时没做完,可以让能力更高的小张来帮忙,也可以向小李的上级请示,看是否他还能借调过来再支持4小时的时间,最后小张能力高,让他来完成最后统一成稿的工作,总共需要2小时,剩下的3小时,尽量不要占用他的,让他去做更有价值的事情。
因此,安排计划时,在充分了解资源的情况下,再去安排。在人员安排时,也一定要时刻把握“能辅分开”原则,即能人干能人的事情,普通人做普通人的事情,关键资源一定要向能人倾斜。