会议记录小事情大道理

作者吃饭睡觉打豆豆 2013-01-16 13:44 1496

一次偶然的机会，我代替公司董事长秘书准备、参加公司高层生产会议，并做好会议记录。以为只是简单的准备准备会议室，动动笔做做记录，再会后发出记录给参会人员就好了，但是却没想到，参会的我由于什么都不了解，弄得一脸茫然，不知所措，好不尴尬，现实的会议记录，比我想象的要复杂得多，每一个细节，都要做得比别人想得好一步，否则董事长的不满便会满满的堆在脸上。

会前，董事长示意我坐在发言人位置上，把前次会议记录放映出来给大家汇事项报完成情况。由于董事长秘书没有跟我做任何的工作交接，所以我完全不知道还需要去统计汇总现在的状况，甚至连上次的会议记录，都是临时发给我的，我只记得当时目瞪口呆的坐在那里，全然不知所措，还好董事长理解，示范着引导我去争对报表上问题去问每一位在座的经理，了解现状；后来，我便离开发言人座位，坐到董事长旁边，开始记录各位经理的发言要点；

记录也并没有我想像的那简单，虽然有PPT放映着，但是我发现需要记录下的关键点不是PPT上的数据，而是经理们在讨论中提出来的实际问题和解决方案。但是，由于初次参加会议，也从来没有接触过技术、供应商、客户等方面的知识，一些专用名词、客户名称，完全听不清楚，也无法记录准确，漫长的3个小时，我觉得度日年，而且心惊胆颤！

会后，不懂的地方我一一去问了经理，有些还好，但是有些确有点不耐烦，难免会碰鼻！一个星期后，开会之前我也争对相关问题去核对了现状，会前我也将我统计到的情况在会上一一作了汇报！这次的表现比第一次要好很多，但是总经理却提出了新的问题：完成结果是怎样的？实际完成时间和计划完成时间有差别吗？这些都是需要标明的问题！大家都对我提出了建议（总是感觉，在老板面前，各位经理都特别“活跃”！）我心里有点忐忑，已经花了许多功夫去处理这件事，但是还是会有不满，之前的董秘没有交过我，也没有总经理说的问题呀！

半个月之后，董秘回公司了，本以为我可以解脱出来，但是将要离职的董秘却再也不去参加会议，这个任务便永远的落在了我身上！既然莫名其妙的成了我的任务，那我就得想办法把他办好，做得完美！

我去问了董秘，向他请教他之前是怎么在做，又去问了各位经理，怎么做董事长会比较满意一点，然后又去顺了我们经理（行政经理），怎么做才会更完美……到现在，我也做了半年的会议记录了，从之前的胆颤心惊，到中间的讨厌腻烦，再到现在的淡然处之，我也有了自己的方法，不再让老板们挑剔！

会议记录总结要点如下：

1、记录要点，简洁明了，做到量化；经理们的PPT报表数据繁多，讨论问题时非常复杂，但并不是每个数据、每个提出的问题都要记录的；我们需要记录下来的是：可以量化的、时间化的、可以考核的要点记录下来，而且语言要简洁明了，度绝长篇大论；

2、重点标识，醒目亮点；我们可以将非常重要的要点、重要日期、重要时间、数字等这些用不同颜色、不同字体专门标识出来，以便提醒大家，一目了然；

3、及时发出，重点提醒；一般在会后一天之内，要把会议记录发给大家，一是让大家对会议有一个整体概况，二是提醒大家，有哪些重要事项是自己部门需要参与完成的；

4、搜集整理，不断总结；会后一个星期之内，要不断去找经理核对事情处理结果，并做好记录，以便下次开会时作出详细汇报，让大家了解情况；

5、再次发出，核对情况；在整理完汇总结果后，我们也要在会前半天再次发出会议记录，让大家明确各个部门各个事项完成情况，以便大家安排好下周的工作计划；

6、搜集报表，提高效率；在开会之前，需要搜集每个部门开会时的PPT报表，放在会议室电脑桌面上并按发言顺序排好序，这样开会时，效率会大大提高；

此外，每次开会前、后会议室环境、会议秩序的安排，也是你需要努力做好的，有一个良好的开会环境，这会让大家对你赞赏有佳！

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