推荐有效工作时间——案例解析

作者思媛 2012-08-22 14:27 7753

有许多职场人士，整日“两眼一睁，忙到熄灯”，可还是深感时间紧迫，不够用。他们精疲力竭，来去匆匆，却总是不能从容自如，甚至不能按期交付工作。

要想在公司里赢得比别人高的评价，要想获得比别人多的成就，必须学会有效利用时间。

据伊朗商业部经济研究所报告，伊朗每周有效工作时间为6-7个小时，日本每周有效工作时间为40-60小时，韩国为54-72小时。据统计，全年有效工作时间最长依次排名是：日本（2420小时/年）、韩国（1900小时/年）、德国（1700小时/年）、中国（1420小时/年）、伊朗（800小时/年）、科威特（600小时/年）。

项目组在给企业做“定编定岗工作分析”项目的时候，我们的工作分析顾问往往会遇到，被调查人员填写的工作日志中的工作时间远远高于上班的8个小时，这时候总裁和人力资源管理工作者就不明白为什么员工会这么忙，不知道是不是工作量太大啦？需要增加工作人员，还是员工能力有问题或者工作流程出问题啦？让管理者很是费解。

在时间方面，上帝是最公平的。每个职场人士都平等地拥有8个小时的时间，人们都在用相同量的时间为企业创造效益。可是为什么有些人用这8个小时创造出几百万元的利润，而另一些人却所获甚少呢？原因就在于前者善于利用时间，而后者则拙于此道。

项目组在进行工作分析的时候，一般会选一个称职人员作为标杆，看这个称职人员的有效工作时间是多长时间，关键事件有哪些，进行系统的分析。为什么要加一个“称职”来限定呢?如果一个没有经验的员工做事，别人需要三分钟完成的工作，你半天才能完成，也算有效工作时间，那企业不就亏大了?举例来说联系客户传递发货明细单，我们只能计算你打电话、发传真的时间为有效工作时间。如果你把客户的电话搞丢了，找电话号码的时间，或者电话打错了浪费的时间，或者传真机坏了的等待时间，都不能算作有效工作时间。又如库管员，我们只能计算你发货或收货的时间，以及整理货物的时间为有效工作时间，当没有收发货时，你如果坐在哪儿看天花板，或者上网聊天，是不能计算为有效工作时间的。

不同的用时之道导致不同的绩效结果

经营时间是一门学问，用好了可以为你带来数不尽的机会，使你顺利地跻身高绩效行列，成为老板心中的红人。而如果不精于此道，则会沦为平庸，再难在工作中有所进展，改善自己的地位。我们一起看一个例子吧。

唐丽和文敏在同一家公司上班，在同一办公室里做着相同的工作。这天，她们面临着同样的事情：

(1)做出下季度的部门工作计划，第二天上午交给老板；

(2)约见一个重要的客户；

(3)11∶30去机场接五年没见面的大学同学，送到酒店里；

(4)要去一趟医院，诊治花粉过敏症；

(5)去银行办理相关的手续；

(6)下班后和先生约会，因为今天是个纪念日。

先看唐丽是怎么做的：

唐丽因为前一天晚上睡晚了，早晨起床有些迟，她匆忙打车到公司，还是迟到了5分钟。一进办公室的门，就听到电话响，是老板，提醒她明天一上班就要交计划书。

她打开电脑，上网到自己的信箱里，开始一一回复客户和公司的邮件，不停地打电话答复分公司的问询。最后一个电话结束，已经11点了。向上司告假一小会儿，匆忙赶到机场，还好刚过十分钟，打同学的手机看看，原来是飞机晚点。12点见到同学，送到酒店，一起吃饭。这顿饭有点心不在焉，因为14:30要和客户见面，所以一边吃饭一边打电话和客户约定地点。14点跟同学告别，赶到约定地点。因为花粉过敏，和客户约见的时候一个劲儿打喷嚏，连说sorry，真是狼狈。回到公司，刚刚坐定，想写工作计划，银行打电话来催了。赶到银行，银行突然需加一份文件，气得她跟银行工作人员理论了半天，又返回公司。这时差一个小时就下班了，她觉得太累了，不想再写那份计划书了，先给同学打了一个电话，聊聊天感觉好了许多。放下电话，看到满桌堆着的文件，忽然觉得特烦，决定整理已拖了几个星期的文件。整理完文件，已经到了下班时间。18:00跟老公约会，一起吃晚饭庆祝纪念日，有点累，不断打哈欠。回到家，老公休息了，她却不得不泡了一杯浓浓的咖啡，坐在电脑前，继续完成工作计划。

再来看文敏是怎么做的。

文敏在前一天晚上睡觉前就把今天要做的重要的事情在脑海里过了一遍。

准时上班后，开始打电话。先给各分公司打电话，请他们将相关材料通过电子邮件传送过来，并且告知上午不再接受他们的其他询问，下午她会给予答复，然后给客户打电话约时间、地点，将客户约见地点安排在同学预定酒店的楼下咖啡店里。再给机场打电话，确定班机到达时间。最后给银行打电话，确定相关手续及要准备的材料。打完电话后，抓紧写工作计划，因为前一周已经零打碎敲得差不多了，所以很快完成，并上传给老板。中间除了几个要接的电话，其他工作全部暂停。11点离开公司，顺便拿上了到银行的一切资料。因为知道飞机晚点半小时，所以路过医院看花粉过敏症。从医院出来，直接到机场接同学，在酒店吃了一个快乐的怀旧午餐，然后直接到旁边的咖啡店和客户谈事情，去银行办完手续后，回到公司，将上午各分公司的事务集中处理完结。17∶30，接到老公打来的电话，到洗手间把自己重新打扮一番，漂漂亮亮地约会吃晚饭，过了一个有情调的纪念日。

从唐丽和文敏对工作的处理来看，唐丽没有按照事情的轻重缓急来组织和行事，所以搞得一天既紧张又忙碌，而且工作还没有做漂亮。而文敏，深谙有效管理时间的精髓，从容不迫地出色完成了任务。

时间是一个人最宝贵的财富。因为正是时间一点一滴地累积成了人的生命。时间又是无情的，它不能挽回、不可逆转、不可储存，且永不再生，但它可以管理。

找出浪费时间的因素，并克服它一个会管理时间的人，会一心一意地做自己的本职工作，杜绝一切不必要的时间浪费。

据专家统计，造成时间浪费的最主要的因素有五个，即外在的干扰、拖延、优先顺序改变、规划不周、等待答复。

外在的干扰——不想接听的电话或不速之客，常把你手边的重要工作切割得七零八落。

拖延——拖延几乎是每个人的通病。当你做一些难做、乏味，却又不得不做的事时，你可能就情不自禁地陷入拖延之中。

优先顺序改变——在你正处理某件事的时候，突然接到指示或发现有更重要的事要办，只好放下手头的事去做别的事。这样做的结果常常让事情半途而废。

规划不周——事前欠缺规划，往往使你工作起来手忙脚乱，从而浪费掉宝贵的时间。

等待答复——当你专心等待别人的答复时，如果稍一拖延，时间就在你不知不觉或者焦急中浪费掉了。

要想利用有限的时间，提高工作效率，我们就必须克服这些浪费时间的因素。事实上，要做到这一点并不困难。

要想充分而有效地利用时间，前提就是能够分析出有多少时间是在你的掌控之内，这样你才会善加利用。

时间其实是由一连串事件组成的，因此，要分析自己能够掌控多少时间，就是分析自己能够掌控多少事件。