推荐基础人事之——资料管理

作者 hi花梦更新于：2013-04-12 09:41 3660

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基础人事的苦与乐

基础人事工作是每个HR必过的一道坎，这道坎看似简单，却零星琐碎，不易迈过。本期请围绕基础人事工作来谈谈你所遭遇的... 我要投稿 >

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以前那份工作，最让我有成就感的就3样，一是考勤方面，二是售饭机相关操作，三就是相关资料的管理了，在这里就讲讲偶是如何管理相关资料的吧。

1、人事档案（人事资料、劳动关系）：
在职人员的相关手续以及劳动合同：按照不同厂区、不同部门以及入职时间的先后顺序来分类、编号、归档，并附有查阅手册（文本、电子各一份），查阅手册中包括人员的姓名、所属部门、岗位、身份证号码、入职时间、转正时间、调动时间、合同签订日期、合同变更日期、合同年限、借阅登记以及备注（离职时间等）；个人认为借阅登记是必不可少的，因为，人员的资料不仅仅是人事专员自己看，其他人员：比如用人部门的负责人，调动部门的负责人以及HR部门经理、甚至公司高层都可能需要查看，尤其是在晋升调动时，有借阅时间的相关备注一是为了更好的管理，二是避免时间长忘记而导致资料丢失；下同。
离职人员资料：跟在职人员的资料所不同的是，离职人员的资料可以将人员比较稳定的部门统一归档，但是，需要注意部门与部门分开，个人与个人分开，按照时间顺序统一排放，编号可以不必，但是需要标记部门和离职时间范围（最好用醒目、牢固又利于改动的方式标记），符查阅手册。

注意：1）在职人员手续和离职人员手续分放在两个文档柜；2）在职人员资料尽量齐全（比如说面试的相关资料、入职资料、转正的相关资料以及培训考核等的相关资料绩效考核的可以单独存放）；3）离职人员的资料除在职的资料外还要有已解除的劳动合同、员工在职时就某些达成的一致的书面资料等以备不时之需；

2、相关制度的管理：
按照不同年、不同类别、相应的编号进行存档（电子、文本），并附有查阅目录，目录中须注明各制度的主要内容及电子版存放的位置。
3、培训资料管理：

培训资料分为书籍和光盘，统一按照一种编码方式，比如余世维老师的礼仪培训CD，则可以编码为：CD-LY-YSW-01（因我们的CD大多以余世维老师为主，而其他老师的则将YSW换成别的），书籍较少采用的是直接按照类别来编码的；将所有的资料编码后每份资料最好都要附属二个借阅卡，借阅人员借阅时在其中一个上面签字，保管人员留有一份借阅卡负责登记借阅人以及借阅时间归还时间；附属查阅目录一份。
很多公司都有相应的档案室，可惜我所在的公司没有，资料还是乱七八糟的，每次翻找资料都会浪费我大部分时间精力，而且在领导需要调阅资料时不能及时拿出还会有偷懒、拖拉、管理不当、丢失文件等嫌疑；所以，就按照自己的喜好自己公司的实际情况将东西一一划分区域标记喽。
我是懒人嘛，而且是懒到极致的那种，能躺着决不坐着，能坐着绝不站着，只能站着时也会给自己找个靠着或者支着的东西，那么，对于我这样的懒人来说，会花费大量的时间来做如上的事情目的就只有一个：以后能够以最短的时间完成最多的工作，争取最多的慵懒时间！
你问：懒人为啥还敲出这么多字来？当然是抛个砖，引堆玉，期待你们给俺支多多的便于偷懒的绝招嘛！
最后的最后，希望我乖乖的看书备考！别总是小猫钓鱼，到最后鱼没钓着蝴蝶也没逮着才好！！！