1、确定问题。鱼骨图中的“结果”可根据具体需要选择,例如,“员工离职率高”“团队合作意识差”。把问题写在鱼骨上。
2、组织讨论,尽可能找出可能影响结果的所有因素。由于鱼骨图是一种枚举法,为了能够把所有重要因素都能列举上,绘制鱼骨图时,强调结合头脑风暴法,畅所欲言,集思广益。头脑风暴法(brain storming, BS):一种通过集思广益、发挥团体智慧,从各种角度找出问题所有原因或构成要素的会议方法。BS遵循严禁批评、自由奔放、多多益善等原则。脑力激荡时,应尽可能多而全地找出所有原因,而不仅限于自己能完全掌控或正在执行的内容。
3、找出因果关系,在图上以因果关系的箭头表示。将所需分析的问题写在纸的右侧,从左至右画箭头(主骨),将结果用方框框上。然后,将影响结果的主要原因作为大骨,也用方框框上。列出影响大骨(大要因)的原因,即第二层次原因,作为中骨。再用小骨列出影响中骨的第三层次原因,以此类推,一直展开到可制定具体对策为止。确定大要因时,现场作业一般从“人机料法环”着手,管理类问题一般从“人事时地物”着手,应视具体情况分类;中要因与特性值、小要因与中要因间有直接的原因-问题关系,小要因应分析至可以直接下对策。
4、根据对结果影响的程度,将对结果有显著影响的重要原因用明显的符号表示。一般而言,选取重要原因时,不要超过7项,且应标识在最末端。找出产生问题的主要原因,为此可以根据现场调查的数据,计算出每种原因或相关因素在产生问题过程中所占的比重,以百分数表示。通过“20∶80原则”使用排序法和(或)帕累托排列图找出造成问题的20%的主要原因,我们针对找出的主要原因提出改进方案,就可以解决整个问题的80%左右。根据经验规律,20%的原因往往导致80%的问题,如果由于条件限制,不能100%地解决问题,只要抓住全部原因的20%,就能够取得80%解决问题的成效。
5、在鱼骨图上标出有关信息。例如,标题、绘制人、绘制时间等。
6、在鱼骨图上标明有关资料。例如,产品、工序和小组的名称、参加人员、绘制日期等。